Como usar uma Planilha de Controle de Estoque?
Por que uma planilha de controle de estoque pode ajudar?
Porque é coma planilha de controle de estoque que você vai conseguir organizar toda a parte operacional do seu restaurante. Você não vai querer abrir seu estabelecimento e descobrir que não tem insumo suficiente, não é mesmo?
Para não errar nisso, é necessário fazer o acompanhamento periódico de tudo que entra e sai do estoque, acompanhando também o período de validade dos produtos.
E se quiser aprender um pouco mais sobre como a planilha funciona dentro do excel, abaixo nós separamos um passo a passo completo.
Mas antes de continuar a leitura, aproveite para fazer o download agora mesmo da Planilha de Controle de Estoque que a Saipos preparou para você. Aperte no banner e baixe agora!
Como usar a planilha de controle de estoque?
Aba Estoque Atual
Para começar a utilizar esta planilha de Controle de Estoque, você precisará cadastrar os seus produtos na aba Estoque Atual.
É só preencher os campos Código Produto, Descrição do Produto, Unidade de Medida, Fornecedor e Estoque Inicial.
Caso você queira que a planilha de controle de estoque apresente em diferentes cores se seu estoque está crítico ou não, é necessário preencher a coluna Estoque mínimo. Veja legenda abaixo:
- Coluna Estoque Atual em Amarelo: seu estoque está exatamente com a quantidade mínima que você gostaria que ele estivesse. É necessário monitorar este produto, pois pode ficar sem estoque rapidamente.
- Coluna Estoque Atual em Vermelho: seu estoque está abaixo da quantidade mínima que você gostaria que ele estivesse.
É necessário comprar do seu fornecedor o quanto antes, pois logo você pode ficar sem produto e deixar de vender.
P.S.: as informações que disponibilizamos na planilha são exemplos para facilitar o preenchimento com os seus produtos.
Aba Compras/Entradas
Após realizar o cadastro dos produtos e lançar a quantidade inicial que você possui em estoque, toda vez que realizar uma compra ou tiver alguma devolução de mercadoria você deve registrar na aba Compras/Entradas.
Pode inclusive lançar o valor que pagou pelo produto e manter um histórico de compras.
Assim, quando tiver que comprar novamente terá mais informações para negociar com o fornecedor.
Aba Saídas/Vendas
Na aba de Vendas/Saídas da nossa Planilha de Controle de Estoque Excel você deve registrar todas as suas vendas, dia a dia.
Não esqueça de registrar TODAS as saídas de mercadorias que você teve. Como por exemplo, quando você envia alguma amostra para clientes ou então quando você entrega peças ao seu representante.
Quando ele retornar com o mostruário é necessário lançar as peças novamente na aba Compras/Entradas.
Por que usar planilha de controle de estoque Excel no meu negócio?
Com a planilha de controle de estoque Excel você pode controlar todas as compras e vendas de produtos da sua loja.
O controle de estoque é uma ação extremamente importante na gestão do seu negócio, pois caso você não o mantenha atualizado, poderá perder vendas ou superlotar as prateleiras.
Uma situação que acontece com frequência entre os lojistas é quando um cliente entra em contato perguntando sobre um determinado produto.
Nesse caso, ele acabou de ver no site, Facebook ou Instagram da sua empresa e o atendente pede um minuto para verificar no estoque.
Depois de alguns minutos, ele retorna e informa que infelizmente não há estoque.
Além de perder a venda, o que já é muito ruim, o cliente irá comentar com outras pessoas que sua empresa divulga produtos que não têm para entregar.
A planilha serve para todos os tipos de estoque?
Quando o assunto é tipo de estoque, é necessário saber qual o tipo de item que você deseja controlar no estoque.
Você deve estar pensando, agora complicou. Mas na verdade é muito simples, só é preciso disciplina e atenção. E aqui uma planilha de controle de estoque cai muito bem.
É importante identificar o tipo de produto, pois cada um exige um tipo de controle. E você pode ir mais além ainda.
Cada tipo de item exige um tipo de controle que depende de cada negócio. Por exemplo: você é dono de uma hamburgueria, ou seja, seu produto mais vendido é, obviamente, um hambúrguer.
O produto primordial que nunca pode faltar no seu estoque é o pão. Nesse caso, você pode controlá-lo através do tipo de controle Estoque mínimo ou Ponto de reposição.
Isso quer dizer que você define uma quantidade mínima que sempre quer ter no estoque e quando atingir essa quantidade, você terá que realizar um pedido de compra para repor.
Se você utiliza algum sistema para restaurante, é importante que ele tenha a função para te notificar quando o estoque chegar no mínimo.
O controle de vendas também é fundamental para manter o estoque alinhado. Por isso, preparamos também a planilha de controle de vendas para você baixar grátis. Aperte no banner para baixar!
Tipos de item ou produto de estoque
- Matéria-prima para utilizar na produção;
- Produtos em andamento ou produtos que estão em fase de produção;
- Produtos finalizados, acabados ou prontos para venda;
- De consumo no dia a dia, tais como: gasolina, etc.
Agora que você já sabe como classificar o item que deseja controlar as quantidades, vamos aos tipo de estoque e planilhas que você pode utilizar.
1. Planilha de Controle de Estoque de Antecipação
A Planilha de controle de estoque de antecipação é utilizada quando é sabido que haverá uma demanda maior em um futuro próximo e é necessário se estocar para que não falte produtos.
Geralmente utilizada por empresas que trabalham com produtos sazonais.
2. Planilha de Controle de Estoque Consignado
A Planilha de Controle de Estoque Consignado se refere aos materiais que estão em posse (no estoque) de terceiros, mas que continuam sendo propriedade do fabricante.
3. Planilha de Controle de Estoque e de Contingência
A Planilha de Controle de Estoque e de Contingência é utilizada em períodos de maior venda para que o cliente não fique sem produtos.
4. Planilha de Controle de Estoque Inativo
A Planilha de Controle de Estoque Inativo é utilizada em produtos fora de linha ou que não têm procura.
Recomenda-se uma tentativa de negociação com fornecedores por outros produtos. Afinal de contas, estoque é dinheiro parado, ainda mais em casos que o produto não tem procura.
5. Planilha de Controle de Estoque Máximo
Utilizada para não deixar que um item fique com mais quantidades do que o desejado.
6. Planilha de Controle de Estoque Médio
Planilha de Controle de Estoque Máximo representa a soma da metade do estoque normal com o estoque de segurança.
Este estoque deve ser controlado com grande frequência quando existem produtos perecíveis armazenados.
7. Planilha de Controle de Estoque Mínimo
Planilha de Controle de Estoque Mínimo é também chamada de Ponto de Reposição. Utilizada para prevenir que a fábrica pare ou o lojista fique sem seu principal produto.
8. Planilha de Controle de Estoque de Proteção
Planilha de Controle de Estoque de Proteção este tipo é utilizado para evitar que a empresa tenha surpresas e falte produtos. Ou seja, alguns itens adicionais são mantidos no estoque.
9. Planilha de Controle de Estoque Regulador
A Planilha de Controle de Estoque Regulador é utilizada quando a empresa possui mais de um loja.
Neste caso, os produtos são armazenados em uma unidade que envia para as outras de acordo com a necessidade de cada uma.
10. Planilha de Controle de Estoque de Segurança
A Planilha de Controle de Estoque de Segurança garante a entrega dos produtos em casos inesperados.
11. Planilha de Controle de Estoque em Trânsito
A Planilha de Controle de Estoque em Trânsito são os produtos que estão à caminho de entrega nos caminhões de transporte.
Como deve ser realizado o controle de estoque?
Sempre que realizar compras de mercadorias você deve solicitar ao fornecedor que envie a nota fiscal discriminando os itens comprados.
Assim, você poderá registrar a entrada e saída de cada um dos produtos no estoque com as devidas informações.
Você pode controlar muito mais do que os campos que sugerimos abaixo, como por exemplo: Lote, Data de Fabricação, entre outros.
No entanto, o mínimo que você deve registrar são estes campos:
- Data de entrada do produto no estoque;
- Nome do fornecedor;
- A quantidade do produto que foi comprada naquela nota;
- O valor unitário do produto;
- Prazo de validade do produto.
Quanto mais informações você registrar sobre suas compras em sua planilha de controle de estoque, mais fácil tende a ser uma eventual troca ou devolução de mercadoria ao seu fornecedor, já que terá em detalhes as informações sobre o produto.
Este tipo de controle deveria ser padrão em qualquer empresa, mas infelizmente não é.
Faça a diferença e tenha disciplina no controle de estoque do seu negócio para ter melhores resultados financeiros.
As vendas ou baixas de estoque devem ser registradas também:
- Data da Venda;
- Quantas unidades de cada produto foi vendido;
- O custo de cada produto;
- Tipo da Saída: se foi venda, amostra grátis se possível informar o número da Nota de saída para saber para onde foi a mercadoria.
Por que fazer controle de estoque?
Já mencionamos alguns motivos pelo qual você deve controlar o estoque do seu negócio. Existem ainda outras razões, como por exemplo, ladrões e furtos da própria equipe.
Para coibir ladrões ou possíveis tentativas de furto, tenha na sua loja câmeras e treine sua equipe para sempre estar atenta na identificação de possíveis tentativas de furto ou roubo.
Uma sugestão é que um dos vendedores se prontifique a ajudar os suspeitos enquanto os outros observam o comportamento dos outros integrantes caso estejam em grupo.
Por outro lado, furtos podem ser realizados pela sua própria equipe, e nesse caso a situação é mais delicada e por isso a atenção deve ser redobrada.
A oportunidade associada à falta de controles internos cria um ambiente propício para furtos de funcionários.
No Brasil, o rombo causado por furtos e fraudes é de mais de R$ 2,2 bilhões, ou seja, R$ 70 a cada segundo de acordo com o relatório do Instituto Provar/FIA e Felisoni Consultores Associados sobre Perdas no Varejo.
Outra planilha que também é fundamental no dia a dia é a de cálculo de custo dos pratos, e a Saipos também disponibiliza. Aperte no banner e baixe já!
4 dicas de como evitar roubos e furtos de funcionários
Então veja algumas dicas de como minimizar esse tipo de ocorrência.
- Faça inventários com frequência, se possível a cada dois meses, pelo menos. Em caso de produtos de maior valor, é recomendado que seja realizado um controle de estoque diário. Leitores de código de barra podem ser uma solução para agilizar a contagem.
- Faça um diagnóstico de quanto você perde com furtos e então defina um orçamento para prevenção deles. Esse valor não deve ser maior do que você costuma ter de perda para valer a pena o investimento.
- Invista em tecnologia: pesquise quais são os melhores equipamentos para seu tipo de negócio. Pense em alarmes, câmeras de segurança, sistemas de acesso, etiquetas eletrônicas, circuito fechado de TV (CFTV).
- Contratação: não é fácil encontrar mão de obra para restaurantes e por isso muitas vezes o filtro na entrevista acaba sendo o de urgência.
No entanto, procure verificar a postura do candidato simulando perguntas do tipo: "O que você faria se visse um colega de trabalho furtando algo".
Invista no treinamento de seus funcionários, parece óbvio, mas realmente faz diferença.
Utilize um sistema para controle de estoque
Além da organização e otimização de tempo, um sistema de controle de estoque oferece outros benefícios para o restaurante, sendo mais eficiente do que um planilha ou aplicativo.
Os procedimentos estarão centralizados e padronizados, sendo. Além disso, seus funcionários terão fácil acesso ao sistema.
Também, é importante salientar que um software de controle de estoque reduz a margem de erros em 80%. Prejuízos serão evitados!
Sendo assim, com a Saipos - Sistema para Restaurantes o gestor saberá com exatidão as mercadorias armazenadas que mais saem, as que mais demoram e a regularidade de reposição.
Conheça algumas funcionalidades:
- Controle de estoque para lançar, em tempo real, tudo o que saiu e o que entrou;
- Possibilidade de vender por meio do Site Delivery, o site próprio com pedido online e sem taxas;
- Monitor KDS;
- Integração com os principais apps de delivery;
- Impressão de comandas e cupons fiscais em mais de uma impressora ao mesmo tempo;
- Gestão de clientes por meio de relatórios com dados e preferências da base;
- PDV personalizado, permitindo que você atualize cardápio e outras informações sempre que necessário;
- Gestão de pedidos e controle de motoboys;
- Diferentes módulos, para Delivery, Balcão, Mesas ou Senha;
- Comanda eletrônica e gestão de garçons.
Parece bom, não é? Então aperte no banner e conheça o sistema com controle de estoque que é a melhor opção para o seu restaurante!
