Aprenda a criar o organograma de uma cafeteria com essas 5 dicas!
Organograma de uma cafeteria: o que é?
O organograma de uma cafeteria consiste em uma representação gráfica da estrutura hierárquica da empresa. Ou seja, ilustra as relações entre diferentes cargos e departamentos que atuam ali.
Esta ferramenta tem como objetivo principal estabelecer uma visão clara de como o negócio é organizado. Isto, por sua vez, possibilita que as funções sejam definidas, a comunicação interna melhore e a operação funcione da melhor maneira.
Entre os benefícios de um organograma, é comum notar a clareza nas responsabilidades de cada colaborador, uma vez que entendem o que fazer e a quem reportar-se. Além disso, esta estrutura permite um entendimento mais fácil dos processos para pessoas novas.
O processo de criação da ferramenta pode parecer complexo de início, exigindo um alto conhecimento sobre o negócio e os procedimentos. No entanto, a Saipos veio te ensinar uma receitinha de bolo super eficiente para te ajudar a utilizar isso na sua cafeteria!
Neste artigo, você vai aprender a estruturar o organograma de uma cafeteria em 5 passos bem simples. Confira:
- Reflita sobre as funções de cada posição;
- Entenda a estrutura de cargos;
- Considere o fluxo de atendimentos diário;
- Defina o tipo de organograma cafeteria;
- Descubra como otimizar processos do dia a dia.
Continue a leitura para saber mais sobre como fazer o organograma de uma cafeteria, além de conhecer ideias criativas para seu negócio!
1. Reflita sobre as funções de cada posição
Como falamos anteriormente, entender bem a operação e como são instituídos os setores é vital para o organograma de uma cafeteria. Assim, é necessário mapear as funções desempenhadas por cada colaborador.
De início, você deve entender quais são os aspectos a serem considerados para garantir o pleno funcionamento do seu estabelecimento. Estas questões tendem a ser esclarecidas em um curso de cafeteria voltado para gestão, por exemplo.
Na tabela abaixo, você confere as principais áreas e suas respectivas tarefas:
|
Área |
Função |
|
Administração |
Responsáveis pela gestão de pessoas e recursos, além do controle de estoque. |
|
Atendimento |
Encarregados de interagir com os clientes da cafeteria, registrando e entregando os pedidos. Além disso, em negócios menores, costumam assumir o caixa também. |
|
Preparação de bebidas |
Compreende as pessoas encarregadas do preparo de bebidas quentes e geladas, geralmente com conhecimento prévio na área. |
|
Preparação de alimentos |
São os cozinheiros e auxiliares responsáveis pelos lanches, doces e demais comidas servidas na cafeteria. |
Uma vez que as funções são determinadas, há uma visão clara de quais necessidades devem ser atendidas. Com isso, é possível determinar cargos e níveis de hierarquia.
2. Entenda a estrutura de cargos
Agora que você já sabe as principais funções neste tipo de negócio, é hora de estruturar os cargos. Geralmente, a ordem seguida consiste em administração, supervisão e operação.
Com base nisso, confira a organização padrão de um organograma de cafeteria:
- Proprietário: encarregado das decisões e estratégias acerca do negócio;
- Supervisor: coordenador de equipes e das operações diárias do estabelecimento;
- Barista: preparo de cafés, chás e demais bebidas servidas;
- Cozinheiro: preparo de lanches, doces e salgados;
- Balconista: responsável pelo atendimento ao cliente e fechamento de caixa.
Ao estruturar esta hierarquia, é importante ter em mente aspectos como demanda e tamanho da equipe. À medida que os negócios expandem e urge a necessidade de mais contratações, o organograma pode ser alterado.
Desta forma, é de suma importância que estes pontos sejam revisitados com frequência. Assim, é possível garantir que as necessidades não somente da cafeteria, como as dos colaboradores, estão sendo devidamente atendidas.
3. Considere o fluxo de atendimentos diário
Para criação do organograma de uma cafeteria, é importante entender a geração de demanda do negócio. Cada estabelecimento terá capacidade para atender um determinado número de pedidos diariamente e isso deve ser levado em consideração no processo.
Ao analisar a fundo este aspecto, será possível identificar quais detalhes da operação precisam de um cuidado especial. Entre eles, podemos citar a eficiência na entrega dos pedidos nas mesas em horários de pico, ou o atendimento prestado no caixa.
Além disso, este movimento permitirá que você identifique outros riscos de abrir uma cafeteria, como saber a quantidade necessária de baristas e atendentes para o local. Desta forma, a sobrecarga é reduzida e contratações acima do necessário são evitadas.
Por fim, a união de todos estes fatores irá fazer com que o cliente tenha uma boa experiência no seu estabelecimento, bem como proporcionará melhorias contínuas para os processos do seu café.
Dica da Saipos: você sabia que uma planilha de controle de vendas pode facilitar este processo? Pensando nisso, desenvolvemos um material 100% gratuito para te ajudar! Clique no banner abaixo e faça download dele agora mesmo.
4. Defina o tipo de organograma cafeteria ideal
Os organogramas podem ser estruturados de diferentes maneiras, com o intuito de atender às demandas específicas de um determinado negócio. Assim, antes de tudo, é importante avaliar as particularidades de cada estabelecimento.
A escolha do modelo ideal se dá através da análise de aspectos como o tamanho da sua equipe, a complexidade dos processos da sua cafeteria e a clareza necessária quanto às responsabilidades individuais.
Abaixo, vamos ver em detalhe os principais modelos de organograma utilizados neste setor: funcional, vertical e horizontal. Confira:
Organograma funcional
Esta estrutura costuma ser adotada por cafeterias de pequeno porte, tendo em vista que seu foco é em determinar os setores existentes e as funções exercidas pelos seus respectivos profissionais.
Desta forma, o organograma funcional garante, acima da hierarquia dos cargos, clareza sobre o papel individual dos colaboradores no contexto empresarial. Isto faz com que a gestão seja muito mais eficiente.
Organograma vertical
Também conhecido como hierárquico ou clássico, o organograma vertical segue um padrão semelhante ao anterior. No entanto, o foco aqui é apresentar os níveis dentro da estrutura organizacional.
Ele é utilizado em negócios mais estruturados, onde as atividades estão bem definidas e há necessidade apenas de clareza entre as relações de subordinação. Este modelo é um facilitador para a tomada de decisão.
Organograma Horizontal
O organograma horizontal propõe uma estrutura mais colaborativa, promovendo o trabalho em equipe e a comunicação entre os departamentos. Assim, o modelo é representado visualmente com os cargos lado a lado.
Esta estrutura é recomendada para estabelecimentos que possuem uma cultura organizacional voltada à valorização da autonomia e flexibilidade entre os profissionais. Além disso, dá espaço para um ambiente mais colaborativo e menos hierárquico.
5. Descubra como otimizar processos do dia a dia
Tão importante quanto estruturar o organograma de uma cafeteria, é poder contar com ferramentas que facilitem a rotina do seu negócio. A otimização de processos, por exemplo, garante que esse planejamento se concretize em um resultado real.
Apesar de ser um problema complexo, a solução para automatizar tarefas do dia a dia é simples: poder contar com um bom sistema de gestão para cafeterias, como o da Saipos!
Utilizado por mais de 10 mil estabelecimentos em todo o Brasil, o software da Saipos é o mais completo do mercado de food service! Só ele te dá vantagens como economia de tempo, diminuição de problemas financeiros e muito mais!
São +70 funcionalidades pensadas para tornar seu dia a dia muito mais simples, ágil e inteligente. Confira um pouco mais sobre as facilidades proporcionadas pela Saipos:
- Concentração dos pedidos em uma única tela: veja todos os pedidos do salão, balcão e delivery concentrados em uma única tela e facilite a comunicação com a cozinha!
- Roteirização de entregas: tenha rotas de entrega calculadas automaticamente e de forma eficiente, considerando fatores como a localização dos clientes, o tráfego e os horários de pico!
- Chance minimizada de erros em relatórios e cálculos financeiros: reduza drasticamente a chance de erros com a automatização dos processos financeiros. Isso traz maior segurança e precisão nas análises e cálculos financeiros, além de evitar problemas futuros!
- Cardápio digital ou QR code: conte com um cardápio à disposição dos clientes com foto dos produtos e adicionais, campo de observação, agendamento de pedidos e pagamento online!
Não perca mais tempo: te ajudamos a transformar a maneira que você gere sua cafeteria!
Clique no banner abaixo agora mesmo e solicite uma demonstração gratuita com um de nossos especialistas!
FAQ
Saiba mais sobre este assunto!
Os cargos de uma cafeteria são: proprietário, supervisor, barista, cozinheiro e atendente.
Os 4 principais tipos de organograma são: vertical (hierárquico), horizontal, funcional e circular.