Aprenda como fazer controle de vendas e estoque Excel!

Mariana Moraes - Jornalista formada pela Unisinos, roteirista e especialista na elaboração de materiais ricos.
Escrito porMariana Moraes

Jornalista formada pela Unisinos, roteirista e especialista na elaboração de materiais ricos.

Saiba mais sobre controle de vendas e estoque Excel e aprenda como fazer!

Para fazer o controle de vendas e estoque excel o primeiro passo a seguir é fazer o download de uma planilha compatível.

Em seguida é necessário organizar e catalogar os produtos em estoque para que a planilha comece a ser usada em breve.

No entanto, se você já utiliza uma planilha controle de vendas xls, basta aderir também a uma planilha de estoque.

Dessa maneira será mais simples incrementar o uso da ferramenta na sua rotina de trabalho.

Confira agora as principais dicas para começar a usar o controle de vendas e estoque excel.

Mas antes, baixe grátis a Planilha de Controle de Vendas da Saipos! Aperte no banner e faça download agora mesmo!

Como usar o controle de vendas e estoque excel de maneira otimizada?

Na sua rotina administrativa é necessário alguns recursos para que os processos sejam mais ágeis e tragam mais resultados.

Portanto, é necessário que alguns campos sejam criados e preenchidos de maneira eficiente.

Mas para isso é necessário que os campos estejam de acordo com o seu negócio e intuito.

O que não pode faltar no seu controle de vendas e estoque excel é: 

  • Data;
  • Hora (principalmente para quem trabalha com delivery);
  • Nome do cliente;
  • Endereço;
  • Telefone;
  • Pedido;
  • Total;
  • Forma de pagamento;
  • Parcelamento (quando for necessário);
  • Vendedor (se o seu estabelecimento realiza bonificação por comissões).

Então, para otimizar ainda mais sua rotina, confira agora os melhores atalhos para atualizar a sua planilha de controle de vendas e estoque excel com maior destreza e rapidez.

Atalhos e funcionalidades

Conheça os atalhos mais utilizados e entenda quando podem ser utilizados. Mas lembre-se, é necessário prática para que os atalhos se tornem instintivos.

Uma das dicas mais importantes é: quer mexer com agilidade na sua planilha de controle de vendas e estoque excel? Então aposente seu mouse.

O mouse acaba atrapalhando o seu rendimento e reduz sua destreza no dia a dia. 

Ou seja, todos os dias você acaba perdendo uma fração de tempo que se somado, poderia ser usado em outras funções.

Por isso fique atento às seguintes dicas e aprenda os principais atalhos para navegar pela planilha usando o teclado.

ALT

  • Alt: talvez o comando mais útil no início da sua experiência com planilhas excel
  • Clicando nele com sua planilha aberta é possível ver os atalhos para acessar o menu apenas no teclado, assim basta clicar Shift e a letra do atalho desejado;
  • ALT+Enter: inicia uma nova linha ou célula;

CTRL

  • CTRL+Shift+~: com esse comando você aplica o formato de número;
  • CTRL+Shift+$: esse atalho resulta no formato de moeda com duas casas decimais;
  • CTRL+Shift+%: esse recurso permite aplicar o formato de porcentagem inteiro (sem casas decimais);
  • CTRL+Shift+#: com esse comando você aplica o formato de data (dia/mês/ano) à uma célula;
  • CTRL+Shift+@: adiciona o formato de horário, AM/PM, com minutos;
  • CTRL+Shift+!: aplica o formato de número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos;
  • CTRL+Shift+”: esse comando copia o valor da célula acima para a célula ativa ou barra de fórmulas;
  • CTRL+Shift+setas: este atalho permite estender a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula preenchida;
  • CTRL+PgUP: alterna guias da planilha, da esquerda para a direita;
  • CTRL+PgDN: alterna guias da planilha, da direita para a esquerda;
  • CTRL+End: move para a última célula em uma planilha;
  • CTRL+;: Insere a data atual;
  • CTRL+´: copia uma fórmula da célula acima para a célula atual ou barra de fórmulas;
  • CTRL+A: seleciona a planilha inteira;
  • CTRL+D: copia o conteúdo da célula selecionada para a célula de baixo;
  • CTRL+F: este é o atalho para a função “Localizar e Substituir”;
  • CTRL+H: exibe “Localizar e Substituir” com a guia “Substituir” selecionada;
  • CTRL+Y: repete o último comando;
  • CTRL+Z: desfazer;
  • CTRL+1: exibe a caixa “Formatar Células”;
  • CTRL+setas de direção: Move para a região da margem da planilha;
  • CTRL+espaço: seleciona a coluna toda;

Função

  • F1: exibe a ajuda do Excel;
  • Shift+F2: adiciona, ou edita, um comentário de célula;
  • F4: repete a última ação;
  • F9: calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas;
  • F10: ativa e desativa as dicas de tecla;
  • Shift+F11: insere uma nova planilha;
  • Shift+espaço: seleciona a linha toda da planilha.

A planilha de controle de vendas e estoque excel é a melhor opção?

O controle de vendas e estoque excel pode sim ser a melhor opção, mas isso depende do seu tipo de negócio e do tamanho da sua operação.

Por exemplo, se sua empresa trabalha com um estoque muito grande e complexo, talvez a melhor opção não seja uma planilha, e sim um sistema.

Além disso, estabelecimentos gastronômicos como restaurantes e lancherias que trabalham mesclando o atendimento de balcão com delivery também operam melhor com softwares.

Pensando nisso, criamos o box abaixo onde você conhece um pouco mais sobre o sistema para restaurantes mais simples, ágil e inteligente do mercado.

Planilha controle de vendas xls

O formato mais utilizado nas planilhas de controle de vendas excel costumam ser o .XLSX.

No entanto se você prefere utilizar o formato .XLS é possível fazer essa alteração de maneira rápida e fácil.

Abra seu arquivo normalmente, clique em "Excel" e em seguida em "Preferências" e "Opções de compatibilidade".

Agora é só escolher o formato e transformar sua planilha controle de vendas xls.

Assim você pode fazer o download de uma planilha para controle de vendas grátis, e alterar o formato para qualquer que seja o que você deseja.

Mas o que é XLS e XLSX?

XLSX é o formato compatível com as versões mais atualizadas do programa da Microsoft Excel.

Sabe quando tem na sua pasta fotos, imagens com o formato .jpeg e outras em formato .png, .bmp ou .gif e todas elas abrem no seu programa de exibição? É o mesmo princípio.

Existem diversos tipos de arquivos no Excel entre eles: .xlsm, .xlsb, .xlsm, .xlt, .xlam, .xla, .xlw, .xlr.

No entanto, o .xls e o.xlsx são os mais comuns por serem os formatos padrões da plataforma.

Planilha para controle de vendas parceladas

A planilha para controle de vendas parceladas serve para documentar os dados de compras que já tiveram baixa do estoque mas não foram completamente quitadas ainda.

Assim é mais fácil de organizar seu caixa e também suas rotinas de cobrança, caso sua loja faça por si mesma a cobrança, como por exemplo crediários ou parcelamento no boleto.

Dessa maneira, caberá ao seu empreendimento entrar em contato com o cliente por meio de e-mail, telefonema e realizar a cobrança em caso de atraso das parcelas em haver.

Mas para isso é preciso ter essas informações em um local de fácil acesso e com todos os dados referentes ao cliente e à venda.

Então a planilha para controle de vendas parceladas aparece para solucionar esse problema. 

No entanto tenha em mente que a planilha só trará resultados se a sua equipe preenchê-la da forma correta.

Por isso, passe um treinamento para seus funcionários e sempre faça “repescagens” para relembrar como fazer.

Assim, caso o responsável pelo preenchimento diário da planilha se ausente por qualquer motivo que seja, o restante da equipe estará capacitado para assumir a função.

Planilha para controle de vendas e recebimentos

Quase como uma extensão do controle de vendas parceladas, a planilha para controle de vendas e recebimentos, na verdade é um pouco diferente do citado anteriormente.

Isso porque a planilha para controle de vendas e recebimentos pode ser usada de duas formas diferentes.

A primeira e mais comum, é o controle de valores totais recebidos, seja por vendas, prestação de serviços ou qualquer outra rentabilidade do seu negócio.

Já a segunda é usada para administrar a sua rotina com fornecedores. 

Seja para programar recebimentos de produto quando usada junto ao estoque, ou o próprio fornecedor controlando quais valores ele irá receber em determinado período.

Independente de qual uso ele tenha, é necessário cuidado e atenção no momento de preencher os dados.

Isso porque, por se tratar diretamente de valores, o seu fluxo de caixa depende dessas informações.

Por isso, não se esqueça nunca que independente de qual planilha seja a sua escolhida, e qualquer que seja sua função, ela é um documento.

Planilha para controle de vendas e lucros

A planilha para controle de vendas e lucros serve principalmente para ajudar a bater as informações de custo de pratos, preço correto para comercialização e gastos fixos.

Basicamente um fluxo de caixa, onde na verdade o objetivo é sempre fechar o mês no azul e aumentar progressivamente os lucros.

Mas para isso é necessário estar com as contas em dia e sempre atento a gastos dispensáveis e também aos custos fixos.

Basicamente, isso significa apertar o cinto onde é possível para garantir que você não está gastando mais do que deveria.

Como fazer contenção de gastos de maneira eficiente?

Se você já é adepto ao fluxo de caixa, é mais simples. Confira seus gastos fixos nos meses anteriores e veja se existe alguma discrepância. 

Por exemplo, se a conta de água estiver com muita diferença de um mês para outro, pode ser sinal de vazamento ou de desperdício.

Seus gastos fixos não podem ter contas que fujam muito de uma média anterior. Normalmente quando isso acontece é algum problema.

Caso seu imóvel seja alugado, mantenha uma boa relação com o locatário para que em situações assim, você tenha liberdade de negociar reformas em troca de desconto.

É importante olhar para o fluxo de caixa com carinho mas também com consciência.

Mas, se você for do ramo alimentício e quer economizar, por favor, não desliga o freezer de noite não, tá?!

Planilha para controle de vendas e estoque Excel grátis

Se você está procurando uma planilha para controle de vendas e estoque excel grátis, na Saipos você encontra!

Para ajudar seu estabelecimento a ser um negócio de sucesso, nós da Saipos disponibilizamos de maneira gratuita as seguintes planilhas:

  • Planilha de controle de estoque;
  • Planilha para controle de vendas;
  • Planilha de Fluxo de Caixa;
  • Planilha de cálculo de custo de pratos.

Entendemos que seu negócio precisa de cuidado e atenção em todos os setores, mas principalmente no financeiro.

A saúde financeira do seu empreendimento pode ditar uma possível expansão e abertura para novos investimentos ou então a falência.

Por isso sempre que puder investir em novas técnicas mais eficientes e assertivas para garantir o sucesso desse setor, faça.

Se seu negócio não se encontra em posição de contratar um sistema, o controle de vendas e estoque excel é a melhor forma de ter o domínio do seu negócio.

Baixe a planilha de controle de vendas da Saipos e faça seu negócio decolar e se tornar um sucesso de vendas mas sem perder o controle.

Então venha fazer parte do time de adeptos do controle de vendas e estoque excel, depois conta pra gente como essa ferramenta ajudou o seu negócio a crescer. 

Mas se você prefere um sistema para restaurantes que faça a abertura e fechamento de caixa, o controle de vendas e estoque, e é integrado aos principais apps de delivery, solicite uma demonstração.