Fluxo de processo de produção em um restaurante: como funciona?

Mariana Moraes - Jornalista formada pela Unisinos, roteirista e especialista na elaboração de materiais ricos.
Escrito porMariana Moraes

Jornalista formada pela Unisinos, roteirista e especialista na elaboração de materiais ricos.

Fluxo de processo de produção em um restaurante

O fluxo de processo de produção em um restaurante é a chave para uma gestão de restaurantes eficiente, e fundamental para definir se os resultados serão positivos, ou não, em médio ou longo prazo.

Quem inicia no planejamento de um negócio, tem a ideia de que as tarefas diárias podem seguir na linha do improviso, mas, de acordo com o crescimento do restaurante, essa história muda.

Acontece que, ao longo do tempo, o dia a dia obriga a implantação de um fluxo de processo de produção em um restaurante com processos sólidos. Assim, é necessário cuidar de duas frentes:

A primeira, tem relação direta com o planejamento. Funciona como a estruturação de um plano de negócios, aquele feito lá no início da empresa, lembra?

Só que neste caso, a grande meta para restaurante será estabelecer padrões e métodos para tarefas que estão sempre presentes no estabelecimento.

Já a segunda parte envolve a equipe, e é aí que podem surgir conflitos para organizar os processos.

Estabelecer o fluxo de processo de produção em um restaurante não é a etapa mais leve no ciclo administrativo, mas trata-se de uma fase que chega para qualquer negócio em crescimento.

Tem dúvidas sobre como fazer isso? Ninguém melhor do que a Saipos, que atende mais de 3 mil restaurantes, para te auxiliar no entendimento de cada passo dessa tarefa.

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1. Processos operacionais de caixa

Incluir um fluxo de processo de produção em um restaurante na área de caixa é o primeiro nível para padronizar as ações diárias do negócio.

É por meio de todos os dados de caixa que você poderá compreender como anda a saúde financeira do seu empreendimento.

Quais são os custos mensais para manter o negócio funcionando? Quanto foi vendido no dia ou na semana? As compras dos clientes são feitas com cartão de crédito? Quanto tempo leva para o valor ser faturado?

São inúmeras as questões que podem ser entendidas por meio de um simples controle de caixa feito com constância e padronização.

Se esse método diário de controle estiver ativo, o caixa poderá abrir uma série de possibilidades e desvendar dados fundamentais para escolher qual caminho seguir na gestão do restaurante, ou estratégias de venda.

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Como fazer isso?

Comece analisando quantas, e quais, pessoas têm acesso ao seu caixa. O ideal é que apenas os colaboradores com mais experiência tenham possibilidade de manipular os dados relacionados às finanças.

Tanto por uma questão de confiança, quanto para evitar erros e dados desencontrados, é necessário estar atento a isso.

Mas, de que forma armazenar todas as informações que entram e saem diariamente? O ideal é que haja um controle automatizado, já que fazer isso de forma manual (planilhas, caderno) seria completamente inviável para um restaurante com altas demandas.

De todo modo, estimule nos funcionários o hábito de registrar em um local único o valor de abertura e fechamento de caixa de cada dia. 

 

Defina medidas para casos extremos

Atualmente, o mais comum é que os clientes comprem com cartão de débito ou crédito. Mesmo assim, aceitar pagamentos em dinheiro é praticamente obrigatório.

O fato é que a maioria dos comércios acabam enfrentando, vez ou outra, a falta de dinheiro no caixa ao fim do dia.

O que fazer nesse caso? Quem paga é o funcionário ou o restaurante? A quebra de caixa serve exatamente para suprir os riscos do colaborador que administra as entradas e saídas de dinheiro.

No entanto, apesar da cobrança do funcionário ser lícita, você precisa ter um acordo com a equipe restaurante sobre medidas em caso de falta de dinheiro no caixa. Afinal, discutir ações para casos extremos também é uma forma de padronizar processos.

 

2. Processos de controle de estoque

O fluxo de processo de produção em um restaurante, no que diz respeito ao estoque, é um dos mais complexos que existem.

O estoque é uma área interligada a qualquer outra etapa de negócio, e problemas nele impactam em todo o restaurante.

O ideal é ter um acompanhamento de tudo que chega e, para isso, o melhor é ter alguém específico apenas para cuidar desse setor tão importante.

Vale lembrar que, além de manter as compras abastecidas, é preciso observar constantemente se há produtos próximos do limite de validade. A perda de ingredientes por esse fator é muito comum, mas não o único meio de prejuízos.

Outra questão relevante são as avarias, produtos que chegaram com lacres rompidos, vazando, pacotes com rasgos e até mesmo quebras de recipientes no armazenamento.

Todos estes possíveis problemas destacam a necessidade de ter alguém com foco em gestão de controle de estoque.

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O que fazer para facilitar os processos de gestão de estoque?

Uma alternativa bastante necessária é a utilização de uma ficha técnica restaurante que comporte todos os insumos e suas respectivas informações. 

Esse conselho é dado porque, sem esse método, fica praticamente impossível gerenciar o estoque e todas as suas entradas e saídas.

Esse levantamento é obrigatório em qualquer fluxo de processo de produção em um restaurante, e você precisará buscar a melhor forma de planejar a rotina do seu negócio, considerando este ponto.

Realizar inventários periodicamente também é uma ação fundamental para entender como anda a sincronia entre os dados levantados e a realidade do seu estoque.

 

Cuidar do estoque é uma das áreas mais complexas de qualquer empresa, e fazer isso de forma manual não garante segurança nos dados levantados, além de gastar muito do seu tempo e dos colaboradores.

A melhor forma de lidar com esse ponto é utilizando um sistema que faça automatização por meio de ficha técnica, que é um dos benefícios do Sistema Saipos.

 

3. Gestão da cozinha

A gestão da cozinha envolve diversas ações, mas aqui iremos focar especificamente na preparação dos pratos.

Em uma cozinha de restaurante bastante movimentada, onde as demandas são muitas, é necessário considerar um padrão na hora de preparar as receitas.

Quem lida com as panelas? E quem faz o empratamento? Um bom fluxo de processo de produção em um restaurante se baseia na definição de colaboradores chave que desempenham atividades específicas.

Com auxílio da sua equipe e, especialmente do chefe de cozinha, faça um desenho de toda a rotina do setor, que deve incluir requisitos de higiene ao entrar no ambiente, temperatura padrão para fornos e outros eletrodomésticos.

Já que estamos falando de um fluxo de processos, é necessário que haja padrões diários, por exemplo, sobre como organizar a cozinha no fim do expediente, limpar equipamentos e armazenar insumos que tenham sobrado.

Também é fundamental contar com a ficha técnica operacional, que funciona perfeitamente para padronizar os seus pratos. 

Ela garante que tudo será feito sempre da mesma forma. Por isso, é necessário que estes dados estejam registrados:

  • Medidas dos produtos;
  • Modo de preparo;
  • Tempo de cocção;
  • Harmonizações;
  • Combinações de pratos;
  • Modo de servir.

O que pode ajudar?

A cozinha é o coração do restaurante, por isso não é difícil entender que os profissionais que trabalham neste setor precisam de concentração total para prestar um serviço de qualidade.

Nesse sentido, um dos pontos que mais atrapalha é a constante entrada de garçons para entregarem novas comandas de pedidos.

Para solucionar o problema, a melhor opção é integrar as demandas diretamente a uma tela automatizada, que fique embutida na parede da cozinha. Assim, se evitam erros na ordem de solicitação dos pratos, além de muitas outras vantagens.

 

A Saipos possui o Monitor KDS, que é perfeito para otimizar o trabalho na cozinha, já que mostra todos os pedidos em tempo real, sem a necessidade de anotações e retrabalhos.

 

4. Padronização do atendimento

Criar um modelo de atendimento padrão é uma tática inserida em diversos empreendimentos. Ele garante que todos os clientes sejam atendidos da mesma forma, com gentileza, simpatia e assertividade.

Na elaboração de um modelo de atendimento padronizado, é necessário considerar o tempo disponibilizado para cada freguês, abordagens específicas para diferentes tipos de pessoas e como lidar com situações inesperadas.

Nem todos os clientes serão gentis e compreensivos com os garçons ou com o caixa, por exemplo. Nesse caso, sua equipe saberá lidar com a situação?

Junto com seus funcionários, elabore treinamentos que facilitem o contato com o seu público, de modo que nenhum deles se sinta desconfortável em situações diferentes.

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O que pode ajudar?

Assertividade, jogo de cintura e rapidez são qualidades fundamentais para lidar com os clientes. Mas o principal é: a agilidade.

Para isso, faça o possível para tornar o atendimento o mais facilitado possível, com o uso de comanda eletrônica para o garçom, ou cardápio digital para facilitar o pedido do cliente. 

Vale ressaltar que para atender bem e de forma padronizada, é necessário que todos os setores do restaurante estejam alinhados e funcionando corretamente.

 

A Saipos oferece todas as ferramentas necessárias para garantir um atendimento prático e moderno, utilizando a tecnologia ao seu favor e garantindo o bem estar do cliente.

 

5. Acompanhamento das vendas

Embora uma parcela deste pilar tenha ligação com o controle de caixa, citado no início do texto, o acompanhamento de vendas tem um vínculo maior com as análises de lucratividade e rentabilidade de itens vendidos.

Dias da semana em que o movimento é maior, horários de pico, comparativos de faturamento entre um mês e outro - tudo tem a ver com o controle de vendas!

Mas, como inserir um fluxo de processo de produção em um restaurante para suprir a necessidade de análise desse fator?

O primeiro ponto a deixar claro é que - definitivamente - é impossível ter clareza dos resultados do seu negócio sem um acompanhamento das vendas.

Mais que isso, entenda que não dá para terceirizar pessoas de outras funções para se responsabilizar com isso. É uma tarefa sua, gestor, verificar os dados e métricas coletadas semanal ou mensalmente, e fazer uma análise.

Como acompanhar as vendas?

Para garantir assertividade nesse fluxo de processo de produção em um restaurante, você precisa contar com um sistema automatizado que garanta informações de forma simples.

Desse modo, a combinação que deve imperar entre você e sua equipe é a de sempre registrar qualquer dado relevante que o sistema não capte sozinho, porque, no fim das contas, tudo que acontece no restaurante impacta nos resultados.

 

Com a Saipos, você consegue gerar relatórios dos mais variados tipos, visualizando informações facilmente de acordo com o período solicitado, e não paga nada a mais por isso.

Assim, você não precisa movimentar seus colaboradores para atividades de controle de vendas, por exemplo.

 

6. Higiene e manutenção

Procedimentos de higiene e manutenção são - ou pelo menos deveriam ser - questões obrigatórias e indispensáveis no dia a dia.

No entanto, nós sabemos que muitos colaboradores deixam essas ações de lado quando o movimento está muito grande.

Equipamentos de cozinha como fogões, fornos e outros, acabam acumulando gordura, e precisam ser higienizados corretamente todos os dias ao fim do expediente. Isto é regra!

Planeje um ciclo padrão de higienização, tanto para quem entra no ambiente de preparo dos alimentos, quanto para a limpeza dos próprios produtos e, principalmente, para a organização dos equipamentos ao fim do serviço.

Pecar nos processos relacionados à limpeza e higiene podem causar problemas nos seus produtos, fazendo que muitos precisem ser descartados.

Falando nisso, a Saipos tem um material exclusivo sobre “Como conservar alimentos”. Aperte no banner e baixe agora sem nenhum custo!

Como lidar com a mudança nos processos?

Tudo que envolve mudanças causa desconfortos momentâneos e estranheza por parte dos colaboradores. Ao inserir um fluxo de processo de produção em um restaurante, esteja preparado para isso.

O ideal é que a padronização dos processos não seja iniciada em todos os setores ao mesmo tempo, pois causaria um grande número de erros e dificuldades de adaptação.

Por isso, se possível, faça as mudanças aos poucos, de modo que todos tenham a possibilidade de errar, aprender e questionar os novos padrões. Sua equipe precisará de apoio e de prática, e isso só se ganha com o tempo.

Use a tecnologia como pilar da operação

A tecnologia é indispensável na gestão de um restaurante, mas vamos começar falando sobre concorrência para ilustrar essa necessidade.

Pense nos seus maiores concorrentes diretos. Por acaso eles utilizam registros manuais e caderninhos para fazer a administração do local? 

E no atendimento, cada colaborador atende à sua maneira? Certamente a resposta é não, e você não pode ficar para trás!

Ao longo do texto, você deve ter percebido que fizemos sugestões de ações que podem tornar o fluxo de processo de produção em um restaurante muito mais simples.

O melhor é que todas aquelas funcionalidades automatizadas que você precisa para esse momento do seu negócio, a Saipos pode oferecer.

Não é exagero quando falamos que o sistema da Saipos auxilia em todas as etapas do processo - quem diz isso são os próprios usuários do software de gestão para restaurantes.

Mais de 3 mil negócios no segmento de alimentação utilizam o sistema, que revolucionou a forma de atender, entregar, controlar as finanças e tantas outras etapas do dia a dia.

Utilizando o Sistema Saipos, você garante melhorias nos processos operacionais de um restaurante e ainda poderá acompanhar o desenvolvimento dos seus resultados de forma significativa.

Confira alguns dos benefícios:

  • Controle de estoque para lançar, em tempo real, tudo o que saiu e o que entrou;
  • Possibilidade de vender por meio do Site Delivery, o site próprio com pedido online e sem taxas;
  • Monitor KDS;
  • Integração com os principais apps de delivery;
  • Impressão de comandas e cupons fiscais em mais de uma impressora ao mesmo tempo;
  • Gestão de clientes por meio de relatórios com dados e preferências da base;
  • PDV personalizado, permitindo que você atualize cardápio e outras informações sempre que necessário;
  • Gestão de pedidos e controle de motoboys;
  • Diferentes módulos, para Delivery, Balcão, Mesas ou Senha;
  • Comanda eletrônica e gestão de garçons.

Viu quantas vantagens? E tem muito mais! Aperte no banner, assista uma demonstração e veja porque a Saipos é o melhor sistema para restaurantes do Brasil!