Aprenda a diminuir prejuízos e maximizar lucros com um bom controle de estoque!
O controle de estoque é uma das ferramentas mais importantes para manter seu restaurante organizado e lucrativo. Basicamente, essa tarefa consiste em gerir e monitorar produtos armazenados, fazendo registros de todas as entradas e saídas.
Segundo dados divulgados pelo SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) em 2023, uma gestão eficiente do estoque pode reduzir em até 30% as perdas operacionais neste tipo de estabelecimento.
Assim, se o seu negócio lida com grandes quantidades de insumos, é necessário controlar rigorosamente as mercadorias estocadas. Esse processo, no entanto, só será fácil se você souber usar as ferramentas certas!
Tudo que você precisa saber sobre controle de estoque em restaurante!
Pensando na importância deste controle, a Saipos preparou um guia super completo sobre o assunto. Confira o que será abordado no conteúdo a seguir:
Como controlar o estoque de um restaurante em 8 passos
Agora que você já sabe o que é controle de estoque, e como ele pode te dar aquela força na hora de comprar ou gerir os insumos do seu restaurante, vamos entender melhor como estruturá-lo na rotina do seu negócio.
Essa é uma atividade que traz muitos insumos e insights do que estamos fazendo ou não de certo dentro do nosso restaurante. Você verá que, com essa tarefa em dia, a qualidade em todas as áreas terá um rendimento ainda maior.
Confira os 8 passos que preparamos para você entender como controlar os itens armazenados:
- Mantenha um equilíbrio e um estoque reduzido;
- Faça um inventário;
- Tenha uma ficha técnica para cada produto;
- Prepare seus funcionários;
- Faça promoções de produtos parados;
- Procure fornecedores de confiança;
- Armazene os dados de forma eficiente;
- Conheça os indicadores de estoque.
Vamos ver cada um em detalhe a seguir.
1. Mantenha um equilíbrio e um estoque reduzido
Como bem vimos, a gestão de estoque é importante para saber a quantidade de mercadoria armazenada e o que está em falta. Para a empresa, é preferível que exista uma estabilidade – um equilíbrio constante – de produtos, sem sobrar ou faltar.
A partir desta gestão, você entenderá a rotatividade dos insumos internos e garantirá que o equilíbrio desejado seja estabelecido com o inventário.
Portanto, trabalhe com mercadorias suficientes para atender suas demandas e ter a reposição no tempo certo: evite armazenar grandes quantidades sem maiores necessidades.
Além disso, esteja sempre atento à validade de cada item! Esta é uma ótima estratégia para evitar desperdícios e prejuízos desnecessários. Segundo estudos, o desperdício pode comprometer até 10% do seu faturamento. Fique atento!
2. Faça um inventário!
Além do equilíbrio das mercadorias armazenadas, é necessário organização. Por isso, é muito importante criar um inventário para listar os produtos em estoque e a quantidade de cada um deles.
A atualização e revisão dos itens deve ser feita constantemente, com datas e frequências personalizadas para cada insumo. Assim, o gestor terá noção de tudo que entra e sai do seu restaurante.
Dica da Saipos: registre as datas de todas as movimentações! Isso irá garantir uma gestão muito mais eficiente e organizada do seu estoque.
Caso você ache mais prático, softwares como o da Saipos são ideais para organizar seu inventário e entender quais as quantidades de cada item movimentado.
Essa prática também evita furtos internos e outras situações constrangedoras que podem ocasionar prejuízos e advertências. Experimente digitalizar essa função para agilizar sua operação e poupar tempo!
Na imagem abaixo, confira os passos para fazer seu inventário:
3. Tenha uma ficha técnica para cada produto
A ficha técnica, no contexto de um controle de estoque, consiste em um documento onde são listados todos os ingredientes e quantidades utilizados para o preparo de cada um dos pratos do seu cardápio.
Ela serve para que os produtos desenvolvidos sejam sempre padronizados, com os mesmos sabores e porções. Além disso, é uma aliada na gestão de custos do negócio, visto que facilita a realização do cálculo CMV.
Quando aliada a um sistema como o da Saipos, ela tem o poder de automatizar sua lista de compras: quando um produto está perto do fim, o sistema te notifica para que você possa se planejar e comprar, sem que nunca falte um ingrediente.
Assim, seu cardápio sempre estará completo. É mesmo incrível para a organização do seu negócio, né?
4. Prepare seus funcionários
A integração da equipe em relação à gestão do estoque é um elemento importante e que traz benefícios. Por isso, os funcionários precisam estar preparados para saber monitorar a mercadoria armazenada da empresa.
É interessante ter um gestor designado para essa operação: ele terá a responsabilidade de acompanhar a gestão e monitorar todas as movimentações ocorrentes. Faça um alinhamento sobre tudo que é comprado, o que sobra ou o que pode vir a faltar.
E não esqueça da equipe da cozinha! Se esta parte da equipe não for bem treinada, o consumo pode não ser muito consciente. O uso dos produtos do estoque deve prezar sempre pelo aproveitamento dos insumos. Não desperdice!
5. Faça promoções de produtos parados
Fazendo um controle de estoque e vendas assíduo, o gestor consegue notar os produtos que não têm tanta saída quanto outros. Às vezes, isso é notório em épocas específicas do ano.
Sendo assim, é hora de estratégia! Esses itens não podem ficar parados e ocupando espaço, além de não gerarem lucros nas vendas. Por isso, uma dica é criar promoções e descontos para se livrar do que está estagnado no estoque.
Todo cliente adora promoções, então essa é uma tática que com certeza vai funcionar no seu negócio. Para isso, você pode oferecer cupons de desconto ou cartões fidelidade para os clientes do restaurante.
Uma boa ideia é fazer pratos especiais com itens que possuem menos saída. Você pode, por exemplo, lançar a “semana especial do Chef”, onde são vendidos temporariamente itens exclusivos no seu menu.
É possível, ainda, unir essa tática aos descontos ou programa de fidelidade: qualquer refeição adquirida nesse período sai por um preço reduzido, ou pontua em dobro no cartão fidelidade.
6. Procure fornecedores de confiança
Confiar em uma pessoa para fazer esse serviço requer cuidado e confiança. Muitos empreendedores se guiam por indicações em relação a fornecedores.
Porém, também é comum que um gestor procure provedores que ofereçam os melhores preços.
Por isso, para otimizar tempo, conseguir preços compatíveis com o mercado e produtos com qualidade, você deve ter de dois a três fornecedores garantidos.
Dica da Saipos: nem sempre a economia é a melhor escolha! Muitos estabelecimentos costumam comprar mercadorias em grande quantidade para reduzir o preço dela. No entanto, alguns produtos podem perder a validade ou até ficarem velhos, comprometendo a qualidade dos pratos do seu restaurante.
7. Armazene os dados de forma eficiente
Um passo indispensável para ter um controle de estoque restaurante efetivo é atentar-se ao armazenamento de todos os dados coletados. Afinal, informações precisas possibilitam estratégias mais assertivas no seu negócio.
Antes de mais nada, vamos conferir um checklist com tudo que deve ser feito ou anotado:
- Definir um espaço físico amplo, organizado e limpo para o almoxarifado;
- É importante separar os produtos por fases (do inacabado ao finalizado);
- Defina padrões e categorize grupos de produtos;
- Vale reforçar: atualize seu inventário;
- Registros de movimentação devem ser realizados na hora em que acontecem;
- Identifique, diferencie e enumere os produtos do estoque.
Uma vez que as informações são coletadas, o mais recomendado é que você tenha um software para armazenar tudo isso, como um sistema para gestão de restaurantes. Ele é capaz de automatizar as informações e tornar o processo mais ágil.
Você pode optar por uma planilha manual! E não se preocupe que a Saipos também pode disponibilizar isso para você de forma 100% gratuita, clique no banner abaixo para usar agora mesmo a nossa planilha de controle de estoque restaurante grátis!
8. Conheça os indicadores de estoque
Nosso último passo diz respeito às métricas necessárias para fazer o acompanhamento do seu inventário: os indicadores de estoque. Eles são grandes aliados para um controle eficiente do volume de mercadorias, bem como as entradas e saídas de produtos.
Entre os principais para sua gestão, podemos citar:
- Giro de estoque: mede a quantidade de vezes que um item é vendido e, posteriormente, reposto no seu estoque em um certo período de tempo;
- Ruptura de estoque: mede a falta de produtos no inventário do negócio. Se, por exemplo, um dos ingredientes para o preparo de um prato está em falta e não há como reparar isso, houve uma ruptura;
- Estoque mínimo e estoque máximo: estoque mínimo é o nível mais baixo que um insumo pode atingir no seu restaurante sem prejudicar a operação. Já o máximo, indica o limite em estoque para evitar excessos e prejuízos.
Estar atento a estes indicadores é vital para garantir que todas as movimentações de inventário estejam sob controle no seu restaurante!
Quais as vantagens do controle de estoque?
Fazer essa gestão requer um certo trabalho, mas o que ele traz de vantagens para o seu estabelecimento é muito mais importante!
Não é atoa que esse assunto é tão discutido em meio aos donos de restaurantes, o controle de estoque reflete em todas as áreas do restaurante!
Agora que já sabemos como fazer o controle de estoque chegou hora de saber o porquê dele ser tão importante! Veja abaixo:
Além disso, podemos citar outros benefícios de ter um controle eficiente sobre o estoque do seu negócio. Confira na tabela abaixo!
| Benefício | Explicação |
|
Prevenir prejuízos |
A gestão de materiais provinda do controle de estoque é uma aliada na redução de custos e prejuízos, visto que cada produto tem características específicas – tais como vencimento, armazenamento indicado e prazo de entrega. |
| Ajudar no planejamento financeiro anual | Um excesso de mercadorias eleva custos e impacta o caixa do restaurante. Nesse caso, uma boa gestão de estoque otimiza as finanças e garante dados confiáveis para o planejamento financeiro anual. |
| Consegue integrar setores do negócio | Um bom controle permite a centralização das informações do estoque, para que seja acessível a todos que precisam desses dados. Assim, os setores conseguem trabalhar alinhando o progresso, otimizando a produtividade e evitando falhas de comunicação |
| Monitorar o inventário | Controlar o inventário é uma tarefa importante, pois permite registrar os ativos e dados sobre manutenção, armazenamento e utilização. Isso otimiza o tempo e ajuda no planejamento financeiro, sinalizando quando os ativos devem ser substituídos. |
Controle de estoque manual ou sistema de gestão: qual escolher?
É possível que surja essa dúvida para o gestor de estoque, visto que existem opções como aplicativos de vendas e estoque, planilhas e sistemas de gestão. A resposta, no entanto, irá depender de como o responsável se sente mais confortável.
Manualmente, o controle de estoque possui um processo lento, mas igualmente eficaz se você for muito organizado. Já o sistema, funciona para quem não tem medo de tecnologia, quer otimizar o tempo e não quer mais deixar passar nenhum erro.
Planilha manual para gestão de estoque
Este tipo de controle, realizado manualmente, funciona como qualquer outra tabela. Por isso, não há mistério nenhum e não envolve tecnologia. Vamos entender quais são os componentes fundamentais para ela estar completa:
- Uma coluna de entradas;
- Uma coluna de saídas;
- Código do produto;
- Registro do custo de cada unidade;
- Registro da quantidade de unidades;
- Descrição do produto;
- Unidades de medida;
- Datas (dia, mês e ano);
- Nome e contato do fornecedor.
O controle de estoque simples é usado constantemente, portanto, deve ser atualizado SEMPRE. Lembre-se disso! Como é manual, o gestor vai precisar de tempo para fazer o controle, mas é super importante e essencial que essa tarefa seja realizada.
Agilidade e organização são as chaves para quem efetua essa tarefa, mas para realmente melhorar isso, você vai precisar de um sistema para controle de estoque!
Sistema de controle de estoque
Automatizar essa tarefa garante muito mais agilidade e precisão para o seu negócio. Afinal, o sistema permite que as informações sejam coletadas a partir de notas fiscais e vendas registradas no software.
Desta forma, é possível reduzir em mais da metade o tempo que seria gasto com o preenchimento manual, além de evitar a ocorrência de falhas humanas como erros de cálculo ou digitação.
Para escolher um sistema de gestão de estoque adequado à sua empresa, é importante pesquisar, conversar com outros empreendedores, fazer um orçamento e avaliar a facilidade de acesso e uso do software.
É recomendável entrar em contato com o suporte do software para esclarecer dúvidas e avaliar se a equipe é atenciosa e funcional para seu negócio.
Otimize sua rotina com o software de controle de estoque mais completo do mercado!
Um controle de estoque simples, ágil e inteligente é o que você precisa para garantir a máxima eficiência do seu restaurante! Para isso, nada melhor do que contar com a opção mais completa do mercado: o sistema Saipos!
Utilizado por mais de 15 mil estabelecimentos em todo o Brasil, o software da Saipos te dá vantagens como economia de tempo, diminuição de problemas financeiros, relatórios para análise de dados e muito mais!
Nossas ferramentas foram cuidadosamente planejadas para elevar o seu restaurante ao próximo nível, através de um sistema repleto de funcionalidades que todo gestor precisa para maximizar os lucros e automatizar o dia a dia.
Incrível, né? Veja abaixo outras funcionalidades que o software oferece:
| Funcionalidade | Aplicação no dia a dia |
| 🧮Análise e simulação de CMV | Com essa ferramenta você poderá visualizar o percentual (%) de custo de cada produto e o percentual (%) de margem atual, rápido e simples. |
| 📎Ficha técnica automatizada | Evite desperdícios e garanta o fornecimento de ingredientes necessários para cada prato. |
| 📦Estoque mínimo por produto | Ele te avisa quando um dos produtos que você cadastrou precisa ser comprado novamente. |
| 📄Relatório DRE gerado de forma eficiente | O relatório DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é essencial para avaliar a saúde financeira de um restaurante e, com nosso módulo, ele é gerado de maneira ágil e precisa. |
| ☁️Sistema 100% localizado na nuvem | Possibilita que você gerencie seu restaurante ou franquia de qualquer lugar a qualquer hora. |
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FAQ
Saiba mais sobre o assunto!
Ele tem como objetivo listar e informar o que existe disponível em seu estoque;
Organização, avaliação, monitoramento e controle de perdas;
Utilize um sistema de gestão simples, ágil e inteligente;
O melhor sistema do mercado para gestão de estoque é o da Saipos.