Controle de estoque: entenda tudo sobre o tema

Tudo que você precisa saber sobre Controle de Estoque!

Se você tem dúvidas sobre o que é controle de estoque, saiba que essa é uma tarefa essencial e um dos principais trabalhos que uma empresa deve realizar para se manter organizada. Essa é uma das ferramentas mais importantes do seu dia a dia. 

Sendo assim, se o seu negócio lida com estoques de produtos, seja alimentos, bebidas ou insumos, é necessário controlar as mercadorias armazenadas.Mas, como fazer um controle de estoque? Com uma boa gestão e organização! Fazer o controle de estoque não é uma tarefa difícil se você usar as ferramentas certas! 

Uma gestão de controle apropriada será feita por um sistema de gestão, todavia é possível ter o bom controle de estoque manualmente também. Seu negócio precisa de uma ferramenta que faça sentido para o fluxo de clientes.

Pensando na importância deste assunto, a Saipos preparou este artigo completo sobre controle de estoque. Confira o que será abordado:

• Como se faz um controle de estoque?;
• Quais as vantagens do controle de estoque?;
• É melhor fazer o controle de estoque manualmente ou por um sistema de gestão?;
• Passo a passo para fazer uma planilha de controle de estoque no Excel!;
• Quais as vantagens de usar um sistema para controle de estoque?

Como se faz um controle de estoque?

Entender como se faz um controle de estoque traz muitos insumos e insights do que estamos fazendo ou não de certo dentro no nosso restaurante. Você verá que com o estoque em dia, a qualidade em todas as áreas terá um rendimento ainda maior. 

Além disso, aliado a um bom gerenciador financeiro ainda tem como função a ficha técnica, uma ferramenta muito importante para o controle do seu estoque. 

Nela, é possível registrar todas as entradas e saídas de insumos. Além disso, o sistema da Saipos te informa quando um produto está perto do fim, para que você possa se planejar e comprar, sem que nunca falte um ingrediente. Assim, seu cardápio sempre estará completo. 

Ainda não acabou! O software de gestão ainda é responsável pela emissão dos cupons fiscais de forma automatizada. Isso evita qualquer falta de informação na contabilidade do seu restaurante. 

Então a Saipos separou esses 5 passos para você entender como se faz o controle de estoque! Veja abaixo quais são eles:

1. Mantenha um equilíbrio e um estoque reduzido;
2. Faça um inventário!;
3. Prepare seus funcionários;
4. Faça promoções de produtos parados;
5. Procure fornecedores de confiança.

1. Mantenha um equilíbrio e um estoque reduzido

Vamos começar falando sobre como o controle de estoque é importante para saber a quantidade de mercadoria armazenada e em falta.

Para a empresa, é preferível que exista uma estabilidade, um equilíbrio constante, de produtos, sem sobrar ou faltar.

Por isso, com a gestão e o controle de estoque, você entenderá a rotatividade dos insumos internos, permitindo que, com o inventário, esse equilíbrio desejado seja estabelecido.

Sendo assim, também é necessário trabalhar com fornecedores de confiança, cadastrar os produtos e controlar os dados de entrada e saída de cada um deles.

Portanto, trabalhe com mercadorias suficientes para atender suas demandas e ter a reposição no tempo certo. Cuidar a validade pe uma ótima estratégia para evitar desperdícios e prejuízos desnecessários. 

Evite armazenar grandes quantidades sem maiores necessides.

2. Faça um inventário!

Além do equilíbrio das mercadorias armazenadas, é necessário organização.

Por isso, é muito importante criar um inventário para listar os produtos em estoque e a quantidade de cada um deles.

A atualização e revisão desse controle de estoque deve ser feita diariamente. Assim, o gestor terá noção de tudo que entra e sai do seu restaurante. 

Caso você ache mais prático, softwares como o da Saipos são ideias para organizar seu inventário e entender quais seus itens que saem e entram, além das quantidades.

Essa prática também evita furtos internos e outras situações constrangedoras que podem ocasionar prejuízos e advertências. Experimente digitalizar essa função para agilizar e poupar tempo.

3. Prepare seus funcionários

A integração da equipe em relação ao controle de estoque é um elemento importante e que traz benefícios.  Por isso, os funcionários precisam estar preparados para saber monitorar a mercadoria armazenada da empresa.

É interessante ter um gestor de controle de estoque designado, ele terá a responsabilidade de acompanhar a gestão e monitorar todas as movimentações ocorrentes. Além disso é importante cuidar do fluxo de furto interno. 

Um sistema de câmeras pode compensar, em poucos meses, o valor investido, dependendo do quanto é furtado do seu restaurante mensalmente. Antes de investir em equipamentos assim, procure estimar quanto é desviado mensalmente do seu restaurante. E se vale a pena adotar essa política para esta e demais questões.

Isso porque além de ajudar com o flagrante, pode ter efeito preventivo. Sem dúvida, câmeras ajudam a inibir a ação de funcionários que agem de má fé.Além disso, sistemas de alarme e dispositivos de segurança devem ser adotados inclusive para proteção do seu restaurante no caso de furtos e invasões externas. Considere o investimento. 

4. Faça promoções de produtos parados

Fazendo um controle de estoque e um controle de vendas, o gestor consegue notar os produtos que não têm tanta saída quanto outros, às vezes em épocas específicas do ano.

Sendo assim, é hora de estratégia! Esses itens não podem ficar parados e ocupando espaço, além de não gerarem lucros nas vendas. Por isso, uma dica é criar promoções e descontos para se livrar desses produtos que estão estagnados no estoque.

Todo cliente adora promoções, então essa estratégia com certeza vai funcionar no seu negócio. Ofereça cupons de desconto ou cartões fidelidade para esses eventos. 

O cartão fidelidade digital para restaurante segue a mesma ideia da versão física: acumular pontos de fidelidade. A diferença, como o nome já diz, é que é disponibilizada uma versão online que pode ser acessada pelo celular em aplicativos ou e-mail, por exemplo.

O mais comum é que, ao consumir em um restaurante que disponibiliza esta opção, exista um tablet com QR Code no caixa. Assim, enquanto o cliente realiza o pagamento e também registra sua pontuação ou a exigência pedida para acumular “carimbos” e receber benefícios. 

5. Procure fornecedores de confiança

Confiar em uma pessoa para fazer esse serviço requer cuidado e confiança. Muitos empreendedores se guiam por indicações em relação a fornecedores.

Porém, também é comum que um gestor procure provedores que ofereçam os melhores preços.

Por isso, para otimizar tempo, conseguir preços compatíveis com o mercado e produtos com qualidade, você deve ter de dois a três fornecedores garantidos.

Além dessas instruções, também podemos sugerir que para criar um controle de estoque é necessário:

• Definir um espaço físico para organizar o estoque, que seja amplo, organizado e limpo;
• É importante separar os produtos por fases (do inacabado ao finalizado);
• Defina padrões e categorize grupos de produtos;
• Vale reforçar: atualizar o inventário!;
• Registros de movimentação devem ser realizados na hora em que acontecem.
• Identifique, diferencie e enumere os produtos do estoque;

É essencial saber como esses dados serão armazenados, o mais recomendado é que você tenha um software para armazenar tudo isso, como um sistema para gestão de restaurantes. 

Mas você pode optar por uma planilha manual! E não se preocupe que a Saipos também pode disponibilizar isso para você de forma 100% gratuita, clique no banner abaixo para usar agora mesmo a nossa Planilha de Controle de Estoque!  

Quais as vantagens do controle de estoque?

Fazer essa gestão de estoque requer um certo trabalho, mas o que ele traz de vantagens para o seu estabelecimento é muito mais importante!

Não é atoa que esse assunto é tão discutido em meio aos donos de restaurantes, o controle de estoque reflete em todas as áreas do restaurante! 

Agora que já sabemos como fazer o controle de estoque chegou  hora de saber o porquê dele ser tão importante! Veja abaixo: 

Além disso, podemos citar outros benefícios que otimizam o seu controle de estoque. Confira na tabela abaixo!

É melhor fazer o controle de estoque manualmente ou por um sistema de gestão?

É possível que surja essa dúvida para o gestor de controle de estoque. Isso depende de como o responsável se sente mais confortável.

Manualmente, o controle de estoque é grátis e com processo bem lento , mas igualmente eficaz se você for muito organizado.

Já o sistema funciona para quem não tem medo de tecnologia, quer otimizar o tempo e não quer mais deixar passar nenhum erro.

Planilha manual para controle de estoque

Vamos começar com a planilha manual, é melhor entendermos o passo a passo e quais são os componentes fundamentais para ela estar completa:

• Uma coluna de entradas;
• Uma coluna de saídas;
• Código do produto;
• Registro do custo de cada unidade;
• Registro da quantidade de unidades;
• Descrição do produto;
• Unidades de medida;
• Datas (dia, mês e ano);
• Nome e contato do fornecedor.

Portanto, se a sua planilha de controle de estoque conter essas categorias, já temos meio caminho andado, pois esses dados ajudam muito na hora de otimizar o tempo.

Como já falamos, o controle de estoque manual é usado constantemente, portanto, deve ser atualizado SEMPRE. Lembre-se disso! 

Agora, o controle de estoque no Excel, realizado manualmente, funciona como qualquer outra tabela. Por isso, não há mistério nenhum e não envolve tecnologia.

Como é manual, o gestor vai precisar de disposição, pois pode levar mais tempo para fazer o controle, mas é super importante e essencial que essa tarefa seja realizada.

Agilidade e organização são as chaves para quem efetua essa tarefa, mas para realmente melhorar isso, você vai precisar de um sistema para controle de estoque! Veja mais informações abaixo!