Gestão de Compras de um restaurante: 4 práticas para melhorar a sua gestão

Descubra como melhorar a gestão de compras de um restaurante

Realizar a gestão de compras de um restaurante nem sempre é a parte mais fácil e tranquila de ser feita pelos gestores.

Em diversas situações, será necessário sair das paredes da cozinha e ter um  “jogo de cintura” para pesquisar e negociar o melhor preço com os fornecedores de alimentos. 

É importante que nunca falte nenhum insumo do cardápio do restaurante, já que estar em dia com as compras significa um maior rigor com o controle de estoque da empresa, permitindo aos cozinheiros poder operar com sua capacidade máxima todos os dias.

Assim, ficará mais fácil organizar e planejar quais são as despesas fixas e variáveis do negócio, podendo prever com maior precisão a lucratividade do estabelecimento. 

Pensando em como te ajudar, a Saipos preparou esse artigo com 4 práticas para melhorar a sua gestão de compras de um restaurante: 

• Criar ficha técnica para os produtos do restaurante;
• Captar dados do sistema de PDV;
• Desenvolver um cardápio pensando nas compras dos ingredientes;
• Manter um controle de estoque eficaz.

Antes de entendermos mais como colocar em prática cada uma dessas dicas, aproveite e faça o download grátis da nossa Planilha de Controle de Estoque e saiba como ter uma organização minuciosa dos seus produtos.

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O que é a gestão de compras de um restaurante?

Basicamente, a gestão de compras de um restaurante é o departamento responsável por receber os pedidos de insumos e produtos em geral e realizar a compra direta com os fornecedores. 

Em restaurantes pequenos, geralmente, o próprio empresário é a pessoa que realiza essa função. Ele irá colocar na ponta do lápis o balanço de arrecadação e despesas para entender quanto pode ser gasto por mês com os alimentos.

Isso ocorre porque é necessário utilizar o capital de giro do restaurante para poder acionar os fornecedores.

Quando o restaurante está passando por uma boa fase, é muito mais tranquilo realizar estas ações.

Entretanto, durante a pandemia da Covid-19, por exemplo, diversos negócios necessitaram retirar parte do lucro do restaurante para custear as despesas.

Alguns estabelecimentos chegaram a liquidar patrimônio ou reduzir a qualidade dos cardápios para poder dar conta.

Portanto, pode-se afirmar que o departamento de compras de um restaurante desempenha uma das funções mais importantes da gestão administrativa do seu food-service. 

Como funciona a gestão de compras de um restaurante?

Para poder ter êxito na gestão de compras de um restaurante, é necessário dispor de diversos contatos e conhecimento do mercado de alimentos, afinal, um mesmo produto pode ter distintos preços.

Por isso, a Saipos indica que você tenha pelo menos 3 empresas ou fornecedores confiáveis para cada produto. 

Ao reunir os números de telefone ou e-mail deles, faça uma tabela para organizar o contato de cada, como o exemplo abaixo:

Mesmo que com o passar do tempo você crie intimidade com as marcas e os vendedores, nunca deixe de fazer mais de um orçamento na hora de realizar as compras. 

Com os constantes reajustes da taxa básica de juros (Selic), da inflação do Brasil e da cotação do dólar, existem produtos que sofrem alterações no preço a todo momento.

Conheça 4 práticas para melhorar a gestão de compras de um restaurante

Até agora você já conseguiu entender o que é, e como deve ser feita, a gestão de compras de um restaurante.

Entretanto, como se trata de uma das principais funções administrativas de qualquer estabelecimento gastronômico, muitas pessoas que não têm conhecimento, ou que são novatas na área, acabam tendo dificuldades para “organizar a casa”. 

Essa falta de know-how pode trazer consequências, como a retenção de lucro dos pedidos ou a diminuição da qualidade dos pratos servidos.

Por isso, a Saipos reuniu as 4 práticas mais utilizadas por donos de bares e restaurantes de sucesso do Brasil - para ajudar você a ampliar os seus resultados, como: 

1 - Crie uma ficha técnica para os produtos do restaurante

Para quem não conhece, a ficha técnica restaurante é um documento que ajuda a quantificar todos os custos da sua cozinha. 

Com ela, é possível entender quais são os principais gastos com a produção de cada prato servido pelo restaurante, bem como quais são as margens de lucro.

Dessa forma, o empresário poderá analisar no geral se o rendimento financeiro do cardápio está em dia e realizar alterações.

Uma dessas alternativas é procurar opções para baixar os custos com as compras junto aos fornecedores. Basicamente, uma ficha técnica precisa ser formada por:

Antigamente, as fichas técnicas eram todas manuais, escritas em uma folha de papel timbrada e com as informações reunidas.

Em um restaurante que possui um cardápio com diversos produtos, pastas e mais pastas lotavam a seção de arquivos da empresa.

Com o Sistema de Gestão da Saipos é possível automatizar todo o processo de preenchimento das fichas, bem como o armazenamento em nuvem.

Além disso, chega de ficar carregando folhas de um lado para o outro! Com a opção de filtragem, você conseguirá selecionar os produtos e os valores especificamente dentro da plataforma. 

Observe como é tranquilo e intuitivo cadastrar os produtos no Sistema Saipos:

Assim, fica fácil compreender quais são os pratos que mais dão lucro ou prejuízo no seu restaurante! 

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2 - Capte recursos e informações do seu Sistema PDV

Caso você invista em um Sistema PDV de Restaurante como o da Saipos, será possível receber diversas informações do rendimento do seu estabelecimento, de forma automatizada.

Nossa plataforma permite que você saiba quantos pedidos foram feitos em cada dia, além dos relatórios financeiros atualizados para o seu fluxo de caixa. 

Com os dados em mãos, você poderá estudar o custo de cada produção a curto, médio e longo prazo, bem como fazer projeções de gastos com os fornecedores.

O Sistema PDV pode ser utilizado tanto para restaurantes com sedes físicas, quanto para aqueles que só funcionam pelo delivery.

3 - Desenvolva um cardápio pensando na compra dos produtos

Quem está entrando no mundo da gastronomia, muitas vezes chega cheio de ideias e novas tendências.

Porém, ao abrir um estabelecimento você precisa entender o mercado que está inserido, público alvo e o capital de giro disponível.

Portanto, não dá para montar um cardápio cheio de alimentos difíceis de serem encontrados se você tem pouco dinheiro e está apenas começando. 

Aliás, nem sempre é possível encontrar um fornecedor de foie gras ou de frutos do mar com preço em conta. 

Então, selecione os pratos que serão servidos no seu estabelecimento pensando em quanto será seu gasto na hora de realizar a gestão de compras de um restaurante. 

É válido, também, checar se os itens estarão disponíveis em todas as épocas do ano. Se a resposta for não, invista na sazonalidade do menu para não frustrar a experiência dos clientes.

Caso você esteja em dúvidas de como montar um bom cardápio, aperte no banner e acesse nosso e-book sobre o tema!

4 - Mantenha um controle de estoque eficaz

Com um controle de estoque bem executado, seu restaurante conseguirá garantir que haja o equilíbrio de todos os produtos nas prateleiras.

Além disso, você também poderá realizar a gestão de compras de um restaurante - de forma estratégica.

Geralmente, os fornecedores de insumos conseguem garantir ótimos descontos quando existem compras recorrentes e em grande escala, por exemplo:

Pode até parecer que o desconto não é muito chamativo, entretanto, no acumulado mensal os valores podem chegar até 20% a menos. 

Você sabia que além de economizar dinheiro, você também pode economizar tempo?

Clientes que utilizam o Sistema Saipos para realizar o controle de estoque de restaurante diminuem a margem de erro em até 80% e possuem muito mais agilidade na plataforma automatizada.

Dessa forma, todos os procedimentos ficam padronizados e centralizados com fácil acesso para os funcionários. 

Então, quando um produto sai da dispensa, basta dar baixa no software que todo o departamento administrativo conseguirá visualizar e prever quando o produto faltará.

Melhore a gestão de compras do seu restaurante com o Sistema Saipos

Realizar a gestão de compras de um restaurante de forma adequada demanda muito esforço e dedicação por parte do profissional responsável.

Cumprir as 4 dicas que citamos nos tópicos anteriores não é simples, não! Mas, a gente tem certeza que ao ser parceiro do Sistema Saipos tudo ficará mais fácil!

É porque com a nossa plataforma você conseguirá automatizar e cumprir todos os passos, desde a criação das fichas técnicas de cada produto até a automação do controle de estoque do seu restaurante.

Além de tudo isso, a Saipos dispõe de: 

• Possibilidade de vender por meio do Site Delivery, o site próprio com pedido online e sem taxas;
• Monitor KDS;
• Integração com os principais apps de delivery;
• Impressão de comandas e cupons fiscais em mais de uma impressora ao mesmo tempo;
• Gestão de clientes por meio de relatórios com dados e preferências da base;
• PDV personalizado, permitindo que você atualize cardápio e outras informações sempre que necessário;
• Gestão de pedidos e controle de motoboys;
• Diferentes módulos, para Delivery, Balcão, Mesas ou Senha;
• Comanda eletrônica e gestão de garçons.

Bom demais, não é mesmo? Então, aperte no banner abaixo e agende uma demonstração com os nossos consultores e surpreenda-se com o sistema mais simples, ágil e inteligente do mercado!