Gestão de Compras de um restaurante: veja como fazer!

Se você se pergunta o que é gestão de compras de um restaurante, este é, basicamente, o departamento responsável por receber os pedidos de insumos e produtos em geral e realizar a compra direta com os fornecedores. 

Em restaurantes pequenos, geralmente, o próprio empresário é a pessoa que realiza essa função. Ele irá colocar na ponta do lápis o balanço de arrecadação e despesas para entender quanto pode ser gasto por mês com os alimentos.

O dono ou chefe de cozinha normalmente já sabem quando é a hora de fazer compras, mas esse processos de gestão existe exatamente para prever a falta de um item mesmo antes que ele acabe, assim você realmente não vai precisar se preocupar! 

Saiba como fazer uma boa gestão de compras de um restaurante

Realizar essa atividade nem sempre é a parte mais fácil e tranquila de ser feita pelos gestores. Em diversas situações, será necessário ter um “jogo de cintura” para pesquisar e negociar o melhor preço com os fornecedores de alimentos. 

Pensando em como te ajudar, a Saipos preparou esse artigo com alguns passos sobre como organizar as compras de um restaurante: 

• A importância da gestão de compras de um restaurante;
• Como fazer a lista de compras de um restaurante?
• 4 dicas para melhorar sua gestão de compras! 
• Tenha o melhor controle de estoque com um sistema de gestão!

Continue a leitura para saber mais sobre o processo de uma lista de compras restaurante!

A importância da gestão de compras de um restaurante

Uma boa gestão de compras de restaurante é essencial para que nunca falte nenhum insumo do cardápio do restaurante, já que estar em dia com as compras significa um maior rigor com o controle de estoque da empresa.

Além disso, o processo permite aos cozinheiros poder operar com sua capacidade máxima todos os dias, bem como viabiliza uma organização e planejamento financeiros mais fáceis para definir despesas fixas e variáveis do negócio.

Desta forma, os gestores podem prever com maior precisão a lucratividade do estabelecimento. Isso também é importante para que seja possível utilizar o capital de giro do restaurante para poder acionar os fornecedores.

Portanto, pode-se afirmar que o departamento de compras de um restaurante desempenha uma das funções mais importantes da gestão administrativa do seu food-service. 

Como fazer a lista de compras de um restaurante?

Um restaurante precisa de uma lista de compras para que com o tempo você já saiba o que comprar antes mesmo que o insumo acabe.

Por exemplo, os pratos que tem mais saída no seu restaurante são os que contêm arroz e feijão. Então você já sabe que na lista de compras sempre terá esse produto.

A lista de compras vai ser necessária até que você tenha uma média da quantidade de insumos que sai semanalmente ou mensalmente do seu negócio.

Assim não será necessário checar seu estoque toda vez que você ver que o restaurante precisa de compras. Mas claro, é sempre bom ter em mãos uma lista de compras bem estruturada com informações como: 

• Nome do produto;
• Classificação (alimento, higiene, limpeza…);
• Nome do fornecedor;
• Quantidade necessária.

Com isso em mãos você já pode organizar suas compras e verificar o melhor preço e negociação! Veja na imagem abaixo um exemplo de lista de compra restaurante:  

Automatize seus processos de compra

Sistemas completos de gestão, como a Saipos, mantém seu controle de estoque sempre atualizado, pois ele está diretamente ligado a sua ficha técnica. Assim, toda vez em que a venda acontece, os insumos necessários para produzir o prato são subtraídos do seu estoque! 

Porém, para a baixa de estoque automática acontecer, existem duas formas: 1) quando é um produto único, a baixa vai ser direta do estoque; 2) quando precisa de uma ficha técnica para vincular ao produto que for vendido e dar baixa.

4 dicas para melhorar sua gestão de compras!

Até agora você já conseguiu entender o que é, e como deve ser feita, a gestão de compras de um restaurante.

Entretanto, como se trata de uma das principais funções administrativas de qualquer estabelecimento gastronômico, muitas pessoas que não têm conhecimento, ou que são novatas na área, acabam tendo dificuldades para “organizar a casa”. 

Essa falta de know-how pode trazer consequências, como a retenção de lucro dos pedidos ou a diminuição da qualidade dos pratos servidos.

Por isso, a Saipos reuniu as 4 práticas mais utilizadas por donos de bares e restaurantes de sucesso do Brasil - para ajudar você a ampliar os seus resultados, como: 

1. Criar ficha técnica para os produtos do restaurante;
2. Captar dados do sistema de PDV;
3. Desenvolver um cardápio pensando nas compras dos ingredientes;
4. Manter um controle de estoque eficaz.

1. Crie uma ficha técnica para os produtos do restaurante

Para quem não conhece, a ficha técnica restaurante é um documento que ajuda a quantificar todos os custos da sua cozinha, algo essencial para uma boa organização de estoque.

Com ela, é possível entender quais são os principais gastos na produção de cada prato servido bem como quais são as margens de lucro. Dessa forma, o empresário poderá analisar no geral se o rendimento financeiro do cardápio está em dia e realizar alterações.

Uma dessas alternativas é procurar opções para baixar os custos com as compras junto aos fornecedores. Basicamente, uma ficha técnica precisa ser formada por:

• Descrição do produto;
• Valor do estoque atual em R$;
• Fornecedores
• Unidade de consumo;
• Custo médio;
• Margem de lucro;
• Estoque mínimo;
• Ingredientes agregados;
• Rendimento;
• Estoque atual;
• Grupo;
• Quantidade média de pedidos

Antigamente, estes documentos eram todos manuais, escritas em uma folha de papel timbrada e com as informações reunidas. Em um restaurante que possui um cardápio com diversos produtos, pastas e mais pastas lotavam a seção de arquivos da empresa.

Com o Sistema de Gestão da Saipos, é possível facilitar todo o processo de preenchimento das fichas, bem como o cálculo CMV dos seus produtos. Seja seu negócio um restaurante tradicional, ou uma pizzaria, por exemplo.

Além disso, chega de ficar carregando folhas de um lado para o outro! Com a opção de filtragem, você conseguirá selecionar os produtos e os valores especificamente dentro da plataforma. 

Assim, fica fácil compreender quais são os pratos que mais dão lucro ou prejuízo no seu restaurante! Bom demais, não é? Aperte no banner abaixo e torne-se um parceiro da Saipos! 

2. Capte recursos e informações do seu Sistema PDV

Caso você invista em um Sistema PDV de Restaurante como o da Saipos, será possível receber diversas informações do rendimento do seu estabelecimento, de forma automatizada.

Nossa plataforma permite que você saiba quantos pedidos foram feitos em cada dia, além dos relatórios financeiros atualizados para o seu fluxo de caixa e também o cadastro de produtos das suas compras. 

Com os dados em mãos, você poderá estudar o custo de cada produção a curto, médio e longo prazo, bem como fazer projeções de gastos com os fornecedores.

O Sistema PDV pode ser utilizado tanto para restaurantes com sedes físicas, quanto para aqueles que só funcionam pelo delivery.

Inclusive a Saipos conta com varios relatórios para lhe ajudar na gestão e captação de recusros, como por exemplo: itens vendidos, DRE, fluxo de caixa, vendas por forma de pagamento, lista de compras e etc.. 

3. Desenvolva um cardápio pensando na compra dos produtos

Quem está entrando no mundo da gastronomia, muitas vezes chega cheio de ideias e novas tendências. Porém, ao abrir um estabelecimento você precisa entender o mercado que está inserido, público alvo e o capital de giro disponível.

Portanto, não dá para montar um cardápio cheio de alimentos difíceis de serem encontrados se você tem pouco dinheiro e está apenas começando. Aliás, nem sempre é possível encontrar um fornecedor de foie gras ou de frutos do mar com preço em conta. 

Então, selecione os pratos que serão servidos no seu estabelecimento pensando em quanto será seu gasto na hora de realizar a gestão de compras de um restaurante. 

Lembre-se: é necessário checar se os itens estarão disponíveis em todas as épocas do ano. Se a resposta for não, invista na sazonalidade do menu para não frustrar a experiência dos clientes ou até mesmo acabar gastando muito em um único prato!

4. Mantenha um controle de estoque eficaz

Com um controle de estoque bem executado, seu restaurante conseguirá garantir que haja o equilíbrio de todos os produtos nas prateleiras. Além disso, você também poderá realizar a gestão de compras de um restaurante de forma estratégica.

Geralmente, os fornecedores de insumos conseguem garantir ótimos descontos quando existem compras recorrentes e em grande escala, por exemplo:

 

Pode até parecer que o desconto não é muito chamativo, entretanto, no acumulado mensal os valores podem chegar até 20% a menos. Você sabia que além de economizar dinheiro, você também pode economizar tempo?

Clientes que utilizam o Sistema Saipos para realizar o controle de estoque de restaurante diminuem a margem de erro em até 80% e possuem muito mais agilidade na plataforma automatizada.

Dessa forma, todos os procedimentos ficam padronizados e centralizados com fácil acesso para os funcionários. Então, quando um produto sai da dispensa, basta dar baixa no software que todo o departamento administrativo conseguirá visualizar e prever quando o produto faltará.

E claro que além de tudo isso, você ainda ajuda o meio ambiente contra o desperdício de alimentos, pois assim você não compra insumos a mais e nada ficará sobrando no seu estoque. 

Tenha o melhor controle de estoque com um sistema de gestão! 

Sabemos que fazer a lista de compras para restaurante, negociar com fornecedores e realizar a compra é um trabalho difícil e que demanda tempo do dono do restaurante, então que tal minimizar esse tempo com um sistema de gestão? 

Com ele você terá o seu controle de estoque prontinho e atualizado em tempo real. Sempre que uma venda é feita, o seu produto é automaticamente descontado no estoque a partir da ficha técnica.

E claro que além desse tempo poupado, nós contamos com a facilidade de lidar com a área financeira e as vendas! Cumprir as 4 dicas que citamos nos tópicos anteriores não é simples, não! Mas, a gente tem certeza que ao ser parceiro do Sistema Saipos tudo ficará mais fácil!

Além de tudo isso, a Saipos dispõe de +70 funcionalidades pensadas para te trazer vantagens como economia de tempo, diminuição de problemas financeiros, relatórios para análise de dados e muito mais! 

Veja uma parte do que o software de gestão mais completo do mercado pode te oferecer:

 

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