Em uma nota fiscal ou NF-e há muitos campos a serem preenchidos e é bom que você saiba exatamente como fazer isso!
A nota fiscal é um documento responsável por registrar a transferência de propriedades de um bem ou de uma atividade comercial.
Ela serve para conferir o pagamento devido de impostos e de tributos, neste sentido, quem não fizer a emissão dela, pode ser acusado de sonegação fiscal.
Lembre-se de sempre fazer a emissão dela, já que ela funciona como um registro de transações e ainda compõe o recolhimento de impostos.
E depois que ele estiver pronto para ser emitido, a primeira ação que deve ser feita é o preenchimento dos dados da sua empresa.
Confira abaixo as informações que devem ser fornecidas:
O primeiro passo é preencher os dados da sua empresa, também chamados de dados do emitente. Esses dados são essenciais para identificar o prestador do serviço ou vendedor do produto, garantindo que a emissão esteja de acordo com as exigências fiscais do município e da Receita Federal.
Os principais campos que devem ser preenchidos são:
Nome fantasia: |
é o nome comercial da empresa, aquele que aparece para o público. |
Razão social: |
nome jurídico, registrado na Receita Federal |
CNPJ: |
o número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica |
Inscrição municipal: |
exigida para prestadores de serviço |
Inscrição estadual: |
obrigatória para empresas que vendem produtos físicos |
Endereço completo: |
rua, número, bairro, cidade, estado e CEP |
Regime tributário: |
você informa se sua empresa é optante ou não pelo Simples Nacional |
Essas informações geralmente são preenchidas apenas uma vez, no momento em que você configura o sistema emissor. A partir disso, o cadastro fica salvo como o "perfil" da sua empresa, agilizando a emissão das próximas notas fiscais.
Essa praticidade existe porque esses dados raramente mudam. Mas, se algum deles for alterado, como o endereço ou o regime tributário, por exemplo, é fundamental atualizar o cadastro imediatamente.
Isso evita erros na emissão e garante que sua empresa continue em conformidade com a legislação.
Depois de preenchido os dados do seu negócio, vem os dados do destinatário. Ou seja, você deve preencher a nota fiscal com os dados do seu cliente.
Portanto, se quem fez a compra do seu produto for uma empresa, é preciso preencher com os seguintes dados:
Mas, se caso for pessoa física que estiver adquirindo seu produto, será preciso usar os seguintes dados:
Depois que todos os dados necessários da sua empresa e do destinatário foram inseridos, chega a hora de informar os dados do produto.
Nesta parte é muito importante que você informe o nome do produto e a sua descrição. Quanto mais completa for a definição, mais eficiente será para a emissão da sua nota fiscal.
E caso existam produtos iguais ou similares, você deve descrever o mais detalhadamente possível, para que o item seja identificado com maior facilidade.
Além disso, é necessário que se informe quantidade vendida e valor do produto(unidade).
Na classificação do produto, é preciso seguir a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e o Código Especificador de Substituição Tributária (CEST).
Tome cuidado, pois é preciso que seja feito o cálculo dos tributos em cada nota.
O que define esses tributos é o regime que o negócio está inserido, do tipo de negócio e de produto.
Há um código para cada tributação. Portanto, o valor tem o cálculo automático.
É importante que se coloque a origem do produto, para saber se haverá impostos aduaneiros.
Com o somatório total das despesas é calculado o ICMS, com exceção para aqueles isentos do imposto.
No final deste processo aparecerá o valor total de impostos federais sobre os produtos comprados.
O XML, o arquivo da nota fiscal eletrônica, é semelhante a um comprovante.
Esse documento deve ser enviado ao cliente, com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) e também deve ser guardado por quem a emite.
Ele deve ser armazenado em sistema em até cinco anos e em caso de prestação de serviço, o XML deve ser enviado por e-mail.
Após fazer todo esse processo de preenchimento da nota fiscal e enviá-lo para o Sefaz, faça o acompanhamento de ratificação.
É importante respeita este processo pois, se houver algum erro, a o documento fiscal poderá ser recusado.
Com o objetivo de deixar a vida do consumidor e do empresário mais fácil, a nota fiscal faz o registro da circulação de mercadorias ou de prestação de serviços.
Emitir esse documento fiscal, mantém a sua empresa na legalidade. Por este motivo ele se faz tão necessário.
Como já falamos, ele regula e registra a compra e transferência de produtos. A nota fiscal é indispensável pois comprova a compra ou prestação de serviço. Por isso ter esse controle é muito importante!
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