Nota fiscal denegada: aprenda a resolver!

A nota fiscal denegada é uma NF-e que foi recusada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) por algum motivo que tem relação direta com o emitente ou o destinatário, ou seja, sua empresa ou seu cliente.

Isso acontece quando existe alguma irregularidade fiscal, como CNPJ com pendências, Inscrição Estadual suspensa ou cancelada. 

Mas um dos pontos mais importantes é que uma nota fiscal denegada não pode ser corrigida ou reutilizada, ela fica registrada e deve ser ignorada! 

Nota fiscal denegada, o que é isso? 

Para evitar a dor de cabeça na nota e grandes retrabalhos, vamos explicar de forma clara e direta tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal denegada e como evitar esse problema. Confira:

• 5 passos para resolver o problema de uma nota fiscal denegada!
• O que faz uma nota fiscal denegada pela SEFAZ? 
• Denegada X rejeitada, qual a diferença? 
• Como evitar que uma nota fiscal eletrônica seja denegada
• Como a Saipos pode me ajudar no dia a dia? 

5 passos para resolver o problema de uma nota fiscal denegada!

Se você está se perguntando “nota fiscal denegada o que fazer?”, calma! Quando isso acontece, muitos empreendedores ficam perdidos, sem saber o que significa ou como prosseguir. 

E é completamente normal, mas pode ficar tranquilo, porque embora a nota não possa ser usada, o problema tem solução! 

Com um pouco de atenção e os dados corretos em mãos, dá para contornar a situação rapidamente. 

Veja abaixo o passo a passo para lidar com a nota fiscal eletrônica denegada pelo fisco:

 

1. Descubra qual foi o motivo da denegação no retorno da SEFAZ ou no XML da nota;

2. Verifique se o problema está no seu CNPJ ou no cliente;

3. Se for com o seu CNPJ, regularize todas as pendências na SEFAZ, Receita Federal ou Junta comercial;

4. Se o problema for com o cliente, informe ele e aguarde a regularização;

5. Emita uma nova nota fiscal, com outro número, somente depois da regularização!

 

Agora que você já sabe o que fazer, o mais importante é agir rápido e colocar a mão na massa (ou nos documentos, né?)

Problemas fiscais não resolvidos podem impactar não só a emissão de notas, mas também a imagem da empresa, a experiência do cliente e até o relacionamento com o fornecedor. 

O que faz uma nota fiscal denegada pela SEFAZ? 

A denegação ocorre quando a Secretaria da Fazenda identifica que uma das partes envolvidas na transação não está com tudo regularizado nas emissões fiscais. 

Existem vários motivos para que essa situação aconteça mas, os principais são:

• CNPJ da sua empresa ou do cliente estão com pendências fiscais;
• Inscrição Estadual suspensa, cancelada ou nula;
• Empresa em situação inativa na Junta Comercial;
• CNPJ baixado ou inapto na Receita Federal. 

Nesses casos, a nota fiscal eletronica é denegada automaticamente pelo sistema da SEFAZ, e não pode ser reaproveitada de forma nenhuma! 

Esse tipo de bloqueio é uma forma que o fisco usa para garantir que empresas irregulares não continuem emitindo documentos fiscais e dando ainda mais problemas a longo prazo. 

Por isso, é fundamental manter tudo em dia com os órgãos competentes, tanto a sua empresa quanto dos seus clientes, especialmente em vendas para CNPJ (empresas). 

Denegada X rejeitada, qual a diferença? 

Uma coisa muito comum é confundir os dois termos, nota fiscal denegada e rejeitada, principalmente quando aparece aquele erro na hora de emitir uma NF-e.

Mas apesar de serem parecidas, esses dois problemas são bem diferentes e precisam de soluções diferentes também.

Pensando nisso, dizemos esta tabela abaixo que pode t e ajudar a entender melhor o que muda em cada caso. Confira: 

 

Agora facilitou, né? É simples, se o problema for rejeição, é só corrigir e reenviar. Mas se for denegação, a situação é mais séria e envolve pendências fiscais. 

Por isso, manter o cadastro da empresa em dia e contar com um bom sistema de gestão, como o da Saipos, pode evitar muita dor de cabeça com o SEFAZ. 

Como evitar que uma nota fiscal eletrônica seja denegada

Convenhamos, evitar que o problema aconteça é bem melhor que ter que resolver tudo depois, né? 

Afinal, quando a SEFAZ bloqueia uma nota, não tem volta, ela não pode ser corrigida, reaproveitada ou muito menos reemitida com o mesmo número.

Por isso, vale a pena separar um tempinho para investir na prevenção! Veja algumas dicas simples para manter tudo certinho: 

• Consulte a situação do cadastro do cliente: no SINTEGRA ou pelo SEFAZ do estado antes de emitir a nota;
• Mantenha tudo certinho com a sua empresa: evite atrasos em tributos e atualize sempre que possível seus dados cadastrais;
• Treine sua equipe: é uma forma de garantir que os dados estarão revisados antes de transmitir;
• Use uma sistema de gestão: a Saipos, por exemplo, é uma grande mão na roda e pode te acompanhar nessa jornada que pode ser tão complexa. 

Esse trabalho é mais fácil do que parece, com pequenas ações no dia a dia e o apoio da tecnologia certa, você evita muitos problemas a longo prazo! 

Como a Saipos pode me ajudar no dia a dia? 

Já pensou em estar tudo certo na SEFAZ, sem nenhuma pendência fiscal, e mesmo assim ver seu negócio não sair do lugar?

A verdade é que os problemas podem surgir de todos os lados, por exemplo, às vezes, a demanda aumenta e você mal tem tempo para acompanhar a equipe ou dar atenção aos clientes.

Em outros casos, a falta de organização nos processos pode fazer com que erros passem despercebidos, inclusive na emissão de notas fiscais.

É por isso que a Saipos pode ser o divisor de águas no seu restaurante, um sistema de gestão feito especialmente para o food service, que te ajuda a manter tudo sob controle, das vendas à parte fiscal, sem complicação.

Com a Saipos, seu tempo rende mais, sua operação fica ágil e você pode focar no que realmente importa, fazer seu negócio crescer. Confira os inúmeros benefícios:  

 

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