Para fazer o controle de custos e despesas é necessário monitorar os números, criar diagnósticos e avaliar os resultados.
Esta é a melhor maneira possível de ter o domínio de quanto seu estabelecimento está gastando e de quanto é a sua receita. Além disso, ter essas informações discriminadas colabora com a projeção de novas metas e ajuda a direcionar suas decisões.
Como já falamos, ter uma planilha de fluxo de caixa ajuda muito na moderação dos resultados e também a deixa você por dentro do que está rolando.
Para mais, é importante ter um histórico dos dados, até por uma questão de registro de percepções futuras da trajetória do negócio. Mas, vamos entender melhor o que são os custos e as despesas dentro de uma empresa.
Vamos entender melhor do que estamos falando, pois é preciso aplicar diretamente nos seus negócios e dentro do seu controle financeiro.
Em relação aos custos, eles estão ligados ao produto ou ao serviço que é prestado: atividade fim. Já às despesas são as manutenções desta atividade.
Mas ainda falando sobre os valores, eles podem se dividir em variáveis e fixos. Os fixos são aqueles que fazem parte da rotina.
E que devem ser pagos frequentemente, como contas de água, luz, telefone, aluguel, fornecedores e funcionários.
Já os variáveis são aqueles referentes aos gastos que se tem para produção ou a prestação do serviço. Exemplo: os impostos e as comissões.
Parece simples, mas há pessoas que se confundem com esses dois conceitos.
Atividade fim é atividade que identifica uma empresa e define o objetivo pelo qual a empresa foi criada. |
Para controlar esses gastos, é interessantes que você verifique estes resultados após algum tempo. Assim você conseguirá identificar quais são os gastos desnecessários.
Confira alguns exemplos dois tipos que você deve prestar mais atenção!
Se houver dúvida quanto a essa classificação, você deve pensar se este desembolso traria algum dano para a produção ou prejudicaria a prestação de serviço da empresa.
Se você identificar que ele seja um gasto necessário, ele é um custo. Caso contrário, é uma despesa. É importante fazer diferenciação para que identifique os resultados melhor.
Ter disciplina na anotação das informações é essencial para que este processo dê certo.
Há muitos empreendedores que acabam misturando o pessoal com o trabalho e confundindo o fluxo de caixa do estabelecimento.
Este procedimento é um erro gravíssimo. Envolver sua vida financeira privada pode confundir todo o processo de controle.
Isso impede que você possa fazer projeção a partir dos resultados que está obtendo, pois eles não serão reais, de fato.
Para evitar este tipo de situação, defina um valor fixo para a sua retirada todos os meses. Este será o seu salário. Assim você consegue organizar a sua vida financeira.
Se você cuida da gestão de uma empresa, deve estar sempre atento aos resultados e processos que são realizados em determinados setores.
E o cargo de gestão deve ter sempre ter como meta a otimização e eficiência dos procedimentos.
Por isso, fazer o controle de custos e despesas é muito importante, mas também é necessário saber como cortar os gastos. Confira abaixo algumas dicas:
Produtos de plástico, como copos de plástico podem ser reduzidos ou reutilizados. O papel também pode ser útil por mais de uma única vez.
Seus funcionários podem pensar em trazer canecas e garrafas de casa. Isso colabora no corte de gastos e também pensamos na questão ambiental.
Muitos processos que hoje são feitos manualmente e passíveis de erros, podem ser repensados e automatizados. Processos administrativos, por exemplo, podem ser feitos por softwares.
Este é uma das despesas mais caras para os proprietários. Portanto, reduzi-lá é uma atitude também sustentável e que ajuda a economizar.
Com este controle de custos e despesas, já falamos que fica mais fácil projetar ações futuras, a partir dos resultados.
Com estes números, é possível construir um orçamento com valores mais próximos do que é necessário para levar determinadas áreas.
Sem esta mensuração, é impossível fazer previsões e destinar recursos corretamente para os setores. Fica tudo muito instável e com decisões que podem não ser assertivas.
Mas realizar esta moderação permite não só a construção de um orçamento, mas também a sua reparação.
Pois você consegue visualizar em que local é preciso enxugar gastos ou injetar dinheiro.
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A planilha de custos e despesas ainda é uma das melhores maneiras de realizar esse controle.
Portanto, vamos aprender como montar uma para registrar seus gastos.
Anotar todos os gastos é uma tarefa fundamental.
Pois, além de controlar melhor os valores e compreender a situação do negócio, esse procedimento evita falhas de fluxo de caixa e de projeções de médio e longo prazo.
Dessa forma, depois de selecionar os gastos pessoais e os de seu empreendimento, e começar a usar sua planilha, é hora de consultar um contador.
Assim, ele poderá ajudar na organização financeira do seu negócio e aconselhar os melhores caminhos para controlar custos e despesas.
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Jornalista graduado pela UFSM, repórter da NDTV/Record TV em Blumenau (SC) e redator SEO da Saipos.