Controle de fiado: conheça 3 formas de documentar todas as suas vendas!

O controle de fiado para restaurante é uma alternativa de pagamento que ainda causa receio a muitos empreendedores do ramo gastronômico. 

No entanto, pode gerar impactos positivos ao seu estabelecimento, se o cenário avaliado for de longo prazo. Isso porque o pagamento fiado é uma forma de fidelizar os seus clientes.

Porém, deve ser feito com muito cuidado, pois em caso de erro, o prejuízo pode ser grande. Além disso, é recomendado que essa prática só seja realizada em pequenos restaurantes, pois depende da confiança entre o dono e o cliente.

Saiba como fazer o controle de fiado do seu restaurante!

Existem algumas maneiras que você pode realizar esse controle dentro da gestão financeira do seu estabelecimento, sendo algumas mais tradicionais e algumas mais modernas. 

Pensando nisso, a Saipos produziu esse artigo explicando sobre as principais formas de controlar fiado em restaurantes.

• Principais formas de controle de fiado
• Vantagens e desvantagens de cada modelo
• Por que é importante manter o controle de fiado?
• Entenda como evitar prejuízo e calote dos clientes
• Invista em métodos mais seguros de controle de fiado
• Automatize seu restaurante com o sistema da Saipos.

Principais formas de controle de fiado

Para realizar o registro das compras da maneira correta, é preciso anotar algumas informações básicas, como valor, descrição do produto e os dados da pessoa que realizou a compra, tudo isso em uma planilha de fiado, independente do seu formato. 

Existem três principais modelos de controle de fiado, sendo eles os seguintes:

1. Caderneta de registro;
2. Pasta de nota fiscal; 
3. Planilha no Excel.

É essencial definir o sistema de fiado e treinar seus colaboradores dentro dessa tática escolhida para que erros não comprometam seu financeiro. Agora, acompanhe uma breve descrição sobre cada tipo:

1. Caderneta de registro

A primeira forma de controle de fiado é a caderneta de registro. É uma maneira muito mais tradicional de anotar os dados da compra, sendo feita de forma totalmente manual.

Por ser escrita, a chance de erro é alta, por diversos fatores. A página pode ser danificada ou as informações podem ser registradas erroneamente, por exemplo.

Há também a questão da legibilidade da letra. Imagine que o atendente registra uma refeição no valor de R$30,00, mas que no momento da cobrança, outra pessoa confunda o 3 com um 8. Teria um aumento de R$50, além da perda de tempo, afinal, toda compra deve ser registrada e apagada manualmente após o pagamento ser feito. 

2. Pasta de nota fiscal

Outra forma de controle de fiado é manter uma pasta com a nota fiscal das compras, sendo uma opção um pouco mais avançada em relação à anterior.

Nesse caso, todo o consumo ou compra é registrado no seu sistema, gerando uma nota fiscal para cada um. Esta ação é essencial, independente da forma de registro, visto que para o fisco, o lançamento de forma incorreta pode ser visto como sonegação.

Após a impressão do recibo, você pede ao consumidor para que assine manualmente. Nesse momento, ele pode conferir exatamente o valor. 

Essa forma evita erros manuais no momento do registro. No entanto, ainda há a possibilidade de danificação da nota.

3. Planilha no Excel

A terceira opção de controle é montar uma planilha de fiado no Excel. Este modelo auxilia na organização do plano de conta contábil. 

É uma evolução tecnológica da caderneta de fiado. Na planilha, é necessário criar uma coluna com nome, valor, prato, e os dados do cliente. 

A vantagem dessa maneira é que não há possibilidade de danificar, por ser virtual. Recomendamos também que ative a sincronização pela nuvem. 

Dessa forma, caso a planilha seja excluída sem querer, é possível recuperá-la.

O ponto negativo dessa forma de controle é que também existem chances altas de erro humano. Afinal, apesar de não ter que escrever com caneta, o registro ainda é feito de forma manual.

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Vantagens e desvantagens de cada modelo

Durante as explicações de cada forma, apresentamos as vantagens e as desvantagens. No entanto, para você poder consultar sempre que tiver dúvida, montamos uma tabela com essas informações, de forma mais resumida. Confira abaixo:

Por que é importante manter o controle de fiado?

Manter o controle de fiado é muito importante para a gestão financeira do restaurante. Afinal, é um pagamento que será feito um tempo depois do consumo.

Se você não realizar esse registro, fica mais difícil manter o controle de custos e despesas. Isso porque não estaria entrando dinheiro em caixa, mas as despesas continuariam as mesmas.

Além disso, o controle também é importante para fazer a cobrança no futuro. Se deixar somente na memória, a chance de esquecer é grande. Dessa forma, o prejuízo seria alto também.

Por que oferecer fiado no meu restaurante?

Muitos empreendedores do ramo alimentício ainda tem um pé atrás com o pagamento fiado, mas a realidade é que se for organizado, pode ser muito bom para o restaurante.

Afinal, é algo que agrada os clientes, que podem se alimentar e pagar somente quando se organizarem financeiramente. Com isso, seu estabelecimento se torna uma referência, atraindo mais consumidores.

 

Além disso, é uma maneira de fidelizar os clientes que você já tem. Eles se sentirão seguros e confortáveis em fazer as refeições no seu restaurante, retornando mais vezes. 

Entenda como evitar prejuízo e calote dos clientes

Apesar de ser vantajoso para o restaurante, ainda existe a chance de levar calote ou de ficar no prejuízo. No entanto, existem algumas estratégias para evitar isso. São elas:

• Coloque prazo para pagamento;
• Coloque um limite para o fiado;
• Não ofereça para todos os clientes.

Para entender melhor cada método, acompanhe o texto: 

Coloque prazo para pagamento

Uma alternativa para evitar o prejuízo é colocar um prazo para o cliente realizar o pagamento. Após esse prazo, é possível adicionar uma taxa de juros, que deve ser calculada de modo que o restaurante não fique no prejuízo.

Essa taxa e a duração do prazo serão definidas por você, mas cuidado para não deixar muito longa e nem muito curta.

Coloque um limite para o fiado

Adicionar um limite para o fiado é outra boa maneira de evitar o prejuízo. 

Esse limite pode ser tanto no valor máximo quanto na quantidade de refeições que podem ficar acumuladas. Assim, como o prazo, esse limite será definido por você, sempre calculando para não ficar no prejuízo. 

Não ofereça para todos os clientes

A última alternativa é não oferecer o pagamento por fiado para todos os clientes. 

O ideal é que só possa pagar dessa maneira os consumidores que você confie, para evitar completamente o calote. 

Ao oferecer para todos, pode acontecer de uma pessoa ir ao seu restaurante pela primeira vez, escolher o fiado e nunca mais voltar. Portanto, é importante selecionar os clientes que podem pagar fiado. 

Invista em métodos mais seguros de controle de fiado

Embora o tradicional método de controle de fiado seja um costume, ele pode colocar além do seu controle financeiro, o prestígio do seu restaurante em pauta. Isso pelo fato de oferecer essa vantagem apenas para alguns clientes e de forma informal. 

Para evitar transtornos, você pode optar por um sistema de “crédito”, semelhante a um crediário, para que seus clientes tenham mais responsabilidade na hora de fazer os pagamentos. 

 

Peça os dados pessoais e preencha em um documento de duas vias, uma para você e uma para ele. Peça sempre esse canhoto, que também pode ser feito de forma virtual, para quando for quitar as parcelas. 

Ofereça pacotes mensais ou semanais para clientes fiéis, Muitas vezes, é mais fácil cobrar tudo de uma vez no dia do pagamento, do que aos poucos. Ofereça descontos consideráveis para que se torne mais atrativo que o sistema de fiado. 

Automatize seu restaurante com o sistema da Saipos

Para manter um bom controle financeiro no restaurante ,inclusive de transações mais informais, como o fiado, é importante que você contrate um sistema de gestão.

Com um gerenciador financeiro de qualidade, como o da Saipos, as tarefas administrativas são automatizadas e otimizadas. Dessa forma, você ganha tempo e qualidade na gestão.

O nosso software atua em diversas áreas de administração, diminuindo as chances de erros. Confira algumas das nossas funcionalidades:

• Controle de estoque para lançar, em tempo real, tudo o que saiu e o que entrou;
• Possibilidade de vender por meio do Site Delivery, o site próprio com pedido online e sem taxas;
• Monitor KDS;
• Integração com os principais apps de delivery;
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