Aprenda a usar controle de vendas Excel!

Saiba como usar o controle de vendas Excel

Os comandos de atalho e as fórmulas usadas para fazer o controle de vendas excel costumam assustar as pessoas.

Mas não se engane, utilizar a planilha de controle de vendas excel é uma das melhores formas de realizar essa função.

Portanto, ficando atrás apenas de um programa para controle de vendas, que recebe os pedidos e computa de maneira automática.

No entanto, se esta opção está fora do orçamento no momento, a planilha de controle de vendas excel é a melhor solução para o problema.

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Planilha de controle de vendas excel

Geralmente não é difícil encontrar planilhas de controle de vendas grátis na internet. No entanto é necessário que você tenha cuidado para escolher o modelo que usará.

Isso porque elas não são exatamente iguais e dependendo do seu tipo de negócio, ela pode não funcionar.

Então é bem importante que você opte por uma que atenda às suas necessidades. Assim será mais fácil o período de adaptação.

Além disso, a Saipos disponibiliza uma planilha de controle de vendas excel pensada para restaurantes e que auxilia no dia a dia do seu negócio.

Como criar uma planilha para controle de vendas?

O primeiro passo para criar a sua planilha de controle de vendas deve ser descrever todos os itens que serão usados para contabilizar.

Por exemplo, a data, nome do cliente, endereço, telefone, quantidade, item, valor unitário, valor total e forma de pagamento.

Esses parâmetros são os mais comuns que devem estar presentes em praticamente todas as planilhas para controle de vendas excel.

No entanto, você ainda pode acrescentar colunas para aplicar descontos se seu estabelecimento oferece esse benefício aos clientes.

Em caso de restaurantes que trabalham com aplicativos de delivery, é possível criar uma coluna para especificar se a compra foi no balcão, iFood, Rappi ou Uber Eats.

Assim será possível contabilizar quantas compras foram feitas em cada canal de vendas e saber se vale a pena continuar investindo e também planejar possíveis ações de marketing.

Confira agora uma foto de exemplo para guiar você na criação da sua própria planilha de controle de vendas excel.

Controle de vendas excel: Excel

As fórmulas costumam ser a parte mais difícil de criar uma planilha de controle de vendas excel.

Isso acontece porque a maioria das pessoas não consegue entender como utilizar as fórmulas, não conhece os atalhos ou os comandos.

Mas não se preocupe porque nós da Saipos preparamos este artigo para que você saiba utilizar todas as fórmulas usadas e comandos do seu controle de vendas excel.

Regras básicas do seu controle de vendas excel

A maneira mais rápida e eficiente de utilizar o excel é usando os atalhos do teclado. Ou seja, o mouse aqui só atrapalha.

Mas não se assuste, no início pode ser difícil se acostumar, mas depois de pegar prática  isso facilitará muito o seu trabalho.

Confira então as dicas de comandos mais usados no excel:

• Ctrl + PG Down (PgDn): este comando alterna as páginas da sua planilha, caso você possua mais de uma no mesmo arquivo;
• Ctrl + setas: este atalho pode te levar para o primeiro ou último ítem de uma coluna ou lista;
• Ctrl + Shift + Setas: este comando seleciona toda a sua coluna ou linhas;
• Clique Duplo: o clique duplo no quadradinho inferior do lado direito da célula selecionada reproduz para a de baixo;
• Ctrl + Shift + !: Acrescenta dois dígitos decimais no item;
• Ctrl + Shift + %: adiciona a porcentagem ao item;
• Ctrl + Shift + $: transforma o dado em reais;
• =: sempre que você desejar aplicar uma fórmula ou equação deverá iniciar com o símbolo de =.

Defina quais das suas colunas terão quantidades, quais usam a métrica de moeda (R$) e quais utilizarão porcentagem.

Para fazer isso basta selecionar a letra correspondente a coluna desejada, clicar com o botão esquerdo do mouse e escolher a opção “formatar células”.

Controle de vendas excel: fórmulas

A primeira coisa que você deve saber sobre as fórmulas é que você deve selecionar a células da coluna que deseja que fique o resultado dos cálculos. 

Por exemplo, no cálculo de quantidade X valor unitário, o valor total será a multiplicação destes dois itens.

Portanto a fórmula será =(coluna de quantidade x coluna de valor unitário). Assim você terá o resultado em reais.

Dessa maneira basta selecionar a coluna “valores totais” e clicar em Autosoma.

Como utilizar as fórmulas para controle de vendas excel?

As fórmulas do excel costumam deixar muitos iniciantes desmotivados por pura falta de conhecimento com o programa.

Mas não precisa se preocupar! Nós fizemos um apanhado com as melhores fórmulas que vão te ajudar a manter o seu controle de vendas excel sobcontrole.

Então confira agora quais são as melhores, mais úteis e também as fórmulas em si!

DIATRABALHO

A fórmula DIATRABALHO é usada geralmente quando a sua planilha possui uma aba para controlar prazos.

Por exemplo controlando dias de pagamento e de entregas de mercadoria.

Para utilizar a fórmula basta aplicar na coluna data =DIATRABALHO(data_inicial, dias, [feriados]).

Lembrando que o exemplo mostra a opção [feriados] selecionada, mas é apenas um exemplo, tornando a função opcional.

SOMARPRODUTO

A função SOMARPRODUTO pode ser utilizada no seu controle de estoque e vendas.

A função “somar produto” ajuda seu negócio a calcular o valor dentro do seu estoque.

Por exemplo, você trabalha com o ramo alimentício, mais especificamente um restaurante, e comprou verduras demais.

Alguns itens estragaram e para saber qual foi a perda de dinheiro que o estabelecimento teve basta utilizar a fórmula a seguir: =SOMARPRODUTO(matriz1; [matriz2]; [matriz3]; …)

Assim você selecionará todas as células do produto que acabou sendo perdido. 

Dessa maneira de forma bem rápida e automatizada o controle de vendas excel fará o cálculo.

CONT.SE

A fórmula CONT.SE no seu controle de vendas excel pode ser usada para contar quantas vezes o mesmo item foi vendido durante determinado período.

Então digamos que você seja dono de uma hamburgueria e deseja saber qual dos seus lanches tem se saído melhor, basta aplicar a função e determinar qual produto você deseja contabilizar.

A maneira que você deve montar é: descreva o produto, por exemplo "hambúrguer duplo" em uma célula de uma nova coluna e aplique =CONT.SE=CONT.SE(intervalo, critério).

Intervalo se refere basicamente ao período que você deseja contar e critérios ao item que você deseja contabilizar.

SOMASE

Talvez a fórmula mais utilizada no controle de vendas excel pode ser usada junto com o CONT.SE.

Dessa maneira, além da quantidade vendida, você terá também o valor total de receita que esse produto gerou.

Então =SOMASE(intervalo, critérios, intervalo_soma) onde critérios e intervalo você já sabe ao que se refere.

Outra dica essencial é que sempre que você quiser utilizar um símbolo matemático, ele esteja entre aspas duplas.

Sendo assim, "*" para multiplicação, "-" para subtração e "+" para soma.

A divisão é representada pela barra mas costuma ser feita da seguinte maneira: =célula/outra célula seguida do enter para obter o resultado final.

SUBSTITUIR

A função substituir não é muito usada, no entanto é importante que você conheça para evitar retrabalho caso ela seja necessária.

Então, como o nome mesmo já diz, a função SUBSTITUIR tem como objetivo substituir o texto de várias células de uma só vez.

Por exemplo, se o seu hambúrguer de carne mudou de nome para "burger especial da casa" na metade do mês e quer continuar contabilizando as vendas com o antigo e com o novo nome, basta usar =SUBSTITUIR(texto, texto_antigo, novo_texto).

Em texto_antigo é necessário escrever a maneira como o item está descrita atualmente e em novo_texto como ficará.

Assim, com apenas um entre todas as vezes que o nome antigo foi escrito será substituído pela nova forma correta.

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Também é possível emitir relatórios diariamente, assim, será fácil visualizar como está o fluxo de caixa, controle de estoque, data de vencimento dos produtos e a quantidade de pratos vendidos.

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