Planilha de fluxo de caixa para restaurante: o jeito certo de usar

Entenda como usar uma planilha de fluxo de caixa para restaurante

A planilha de fluxo de caixa para restaurante é uma das ferramentas de gestão financeira mais importantes de um negócio.

Seu principal propósito é demonstrar e projetar todas as saídas e entradas de capital. Para isso, é importante realizar um registro periódico sólido diário ou mensal.

De qualquer forma, o ponto aqui é manter uma constância meticulosa para que as análises financeiras sejam mais precisas.

Para te ajudar a entender melhor como funciona e como montar uma planilha de fluxo de caixa restaurante, você verá mais sobre:

E, para começar com o pé direito, aproveite para baixar um modelo completamente gratuito de planilha de fluxo de caixa mensal! Clique no banner abaixo e para realizar o download:

Como funciona uma planilha de fluxo de caixa para restaurante

Uma planilha de fluxo de caixa para restaurantes nada mais é do que uma série de registros financeiros de entradas e saídas.

Isso pode ser feito de diferentes maneiras, seja manualmente ou usando uma ferramenta de apoio como um sistema para restaurante eficiente.

Normalmente, você poderá encontrar informações a serem registradas como:

  • Quantidade de produtos vendidos;
  • Valor de cada produto;
  • Soma de todas as vendas;
  • Valor retirado do caixa;
  • Motivo para valor retirado;
  • Montante final do caixa.

Tudo isso dentro de um período pré-estabelecido que pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal.

O recomendado é que esse registro, caso manual, seja feito diariamente para evitar erros ou equívocos nos registros.

É com essa informação, então, que o dono de restaurante consegue ter controle do faturamento da empresa, além de ser um recurso de segurança.

Segurança da planilha de fluxo de caixa

Veja bem, se há registro dos valores forem realizados de maneira correta, o saldo de início do período seguinte precisa bater com o que foi constatado no fim do período anterior.

Assim, caso os valores não correspondam entre si, é possível iniciar uma investigação para averiguar erros, desvios e até mesmo crimes.

Por fim, o mais interessante no fluxo de caixa empresa é conseguir projetar o que você tem a receber e pagar.

Com isso, olhe no fim da planilha se os valores se anulam ou se há possibilidade de fechar no vermelho. Se esse for o caso, você terá tempo hábil para mudar o cenário negativo.

Planilha de fluxo de caixa para restaurante sendo organizada

Como montar um fluxo de caixa do zero

O primeiro passo para fazer o seu fluxo de caixa funcionar de maneira correta é organizar suas contas.

Isso porque é importante entender que, basicamente, um fluxo de caixa é dividido em duas partes: valor recebido e contas a pagar.

Dessa maneira, você terá que fazer essa divisão das contas por datas de vencimento e, assim, escolher a estruturação da sua planilha.

O objetivo da planilha é controlar todas as movimentações do seu negócio. Assim, você deve registrar todas as transações que sua empresa realiza, como:

  • Pagamentos de contas (luz, água, gás, aluguel, entre outros);
  • Compras de produtos;
  • Folha de pagamento de funcionários.

Então, garanta que sua planilha tenha um espaço dedicado para o registro dessas informações além dos registros de entrada (vendas e formas de pagamento).

Como usar a planilha de fluxo de caixa para restaurante da Saipos? 

A Saipos disponibiliza, de forma gratuita, dois tipos de planilha de fluxo de caixa para restaurante, sendo uma mensal e outra diária.

Ambas são similares, de forma geral, já que servem o mesmo propósito. Porém, o interessante é usar ambas porque se complementam.

A diária sendo mais pontual e factual, e a mensal sendo uma forma de exercitar a previsibilidade em contraposição a realidade.

Na ferramenta mensal existem duas colunas: previsto e realizado.

A seção “Previsto” serve para informar a projeção de valores que serão recebidos ou que você espera faturar. Aqui, devem estar incluídas as despesas que você projeta pagar de acordo com cada mês.

Já na parte de “Realizado”, deve ser registrado o que foi gerado e pago após o fim do mês. Veja um exemplo abaixo de entradas previstas e realizadas referente a janeiro:

Vendas

Previsto

Janeiro

Realizado

Janeiro

Dinheiro

R$550,00

R$412,30

Cartão de débito

R$2.800,00

R$3.542,90

Cartão de crédito

R$4.000,00

R$5.627,45

Pagamento online

R$1.200,00

R$2.725,00

Total de Vendas

R$7.350,00

R$9.582,65

 

Então quanto maior for a assertividade entre o que foi projetado no fluxo de caixa e o que ocorreu foi realizado, maior será o conhecimento do empreendedor sobre seu negócio.

Além disso, há a seção de saídas em que poderá, também, relatar os gastos previstos e realizados. Confira um exemplo:

Despesas

Previsto

Janeiro

Realizado

Janeiro

Fornecedores

R$825,00

R$922,50

Folha de pagamento

R$3.500,00

R$3.500,00

SIMPLES NACIONAL

R$70,00

R$70,00

Aluguel

R$820,00

R$820,00

Energia elétrica e Água

R$120,00

R$255,60

Gás

R$110,00

R$110,00

Outros pagamentos

R$350,00

R$420,00

Total de Saídas

R$5.795,00

R$6.098,10

 

Com isso, você saberá, ao fim de janeiro, que o saldo final (total entrada - total saída = saldo final) previsto era de R$1.555,00 e o realizado foi de R$3.484,55.

O saldo final, então, contará como “Saldo Anterior” para o próximo mês. Caso tenha acabado de começar a realizar o controle do fluxo de caixa, coloque o saldo em caixa atual do seu restaurante.

No caso da planilha de fluxo de caixa para restaurante diário, não há uma seção de “previsto”. Então relate os dados necessários correspondentes ao fim do dia.

A ferramenta diária é uma ótima aliada para a mensal porque você poderá ver mais detalhadamente as informações, além de poder somar com mais precisão os valores ao longo do mês analisado.

Para baixar um modelo de planilha de fluxo de caixa restaurante gratuitamente, clique no banner abaixo:

Como configurar uma planilha fluxo de caixa para restaurante

Para fazer uma planilha de fluxo de caixa do zero, é necessário entender como funciona sua estrutura.

Você pode criar essa ferramenta no Google Sheets ou Excel. Confira, a seguir, como indicamos que seja estruturada:

Para que dessa forma cada detalhe fique mais organizado.

1. Estrutura

Comece desenvolvendo um cabeçalho com tudo o que for mais importante. Coloque as seguintes informações:

  • Saldo anterior (valor em caixa no dia anterior);
  • Saldo do dia (total em caixa no dia);
  • Saldo atual (soma do saldo anterior com o saldo do dia);
  • Descrição (descrição da movimentação de entrada ou saída);
  • Receita (valor das entradas);
  • Despesa (valor das acusações);
  • Movimento (total de entrada/saída de cada movimentação).

Confira uma estrutura básica de preenchimento para essa ferramenta além das citadas acima:

Saídas

Separe todas as contas em despesas, fornecedores e outras fontes, registrando os gastos específicos de cada uma das etapas. Veja:

  • Fornecedores: inclua tudo o que foi gasto com os seus fornecedores;
  • Despesas: são os gastos administrativos, como conta de telefone, internet, folha de pagamento, etc;
  • Outras despesas: pagamentos de tributos, investimentos e o que não se encaixa nas alternativas anteriores.

Entradas

Especifique tudo o que é ganho com as suas vendas ou prestação de serviços. Mesmo que você queira saber como fazer o fluxo de caixa mensal, é interessante fazer essa anotação diariamente.

Resultado do período

Para conferir o resultado de um certo período (dia, semana, mês ou o ano), é preciso fazer a soma de todas as entradas e diminuir os gastos do mesmo período.

É justamente por isso que você deve anotar tudo que é feito no seu restaurante. Organize as informações do seu fluxo de caixa e facilite os processos.

Você pode usar essa ferramenta também para projetar seus ganhos e estipular em quanto tempo seu negócio chegará no ponto desejado. Isso se chama fluxo de caixa projetado.

2. Colunas

Para que o preenchimento da sua planilha de fluxo de caixa diário seja mais fácil de entender, é indicado que você formate as linhas e colunas.

É muito simples de realizar esse passo, basta você usar as ferramentas do próprio Excel ou Sheets e ajustar as colunas conforme o que você deseja

Além disso, você pode usar ferramentas para personalizar, como colorir as linhas e colunas. Usar cores ajuda a identificar melhor o que você quer localizar.

3. Preenchimento

Não deixe de preencher as linhas. Se você quer saber como fazer uma planilha de fluxo de caixa para restaurante com controle diário, não esqueça de fazer registros.

Como o próprio nome já diz, essa é uma tarefa diária. Coloque os valores nos locais apropriados e faça a somatória.

Caso a sua planilha de fluxo de caixa diário esteja correta, você conseguirá identificar tudo o que entrou e saiu durante o período que deseja conferir.

Crie relatórios!

Crie relatórios semanais quinzenais ou mensais. Faça-os conforme a frequência necessária do seu negócio.

Analisando os números do fluxo de caixa do seu restaurante, você pode entender como seu negócio chegou nesse resultado, sendo ele positivo ou não.

Segundo o SEBRAE, a utilização do fluxo de caixa para manter a saúde do seu negócio traz vários benefícios como:

Planejamento de entradas e processos de faturamento, avaliação de margem confortável para recebimento de vendas e poder avaliar se o preço dos pratos estão fora do ou dentro dos padrões.

Quando largar a planilha de fluxo de caixa manual?

Durante um tempo, as pessoas utilizaram (e ainda utilizam) planilha de Excel para controlar estoque, vendas, funcionários e diversas outras atividades. E, sem dúvida, funciona!

No entanto, com o crescimento do seu negócio, as planilhas manuais podem acabar atrapalhando.

Então, lembre-se de que o sucesso do seu negócio depende, principalmente, de como você faz o gerenciamento e controle financeiro do seu negócio.

É por isso que contar com um sistema de gestão para restaurante pode levar o seu negócio para outro nível, já que conta com relatórios e controles como este, automatizados.

O software para gestão de restaurante da Saipos, além de automatizar os processos internos do seu restaurante, tornando tudo mais simples, ágil e prático, também conta com relatórios completos.

São mais de 15 tipos de dados que podem ser coletados e analisados a qualquer momento pela administração, como:

  • Cupons gerados;
  • Desempenho por atendente;
  • Desempenho por garçom;
  • Fluxo de caixa;
  • DRE;
  • Histórico de posição de estoque;
  • Itens consumidos;
  • Itens vendidos;
  • Lista de compras;
  • Posição de estoque;
  • Tempo de produção;
  • Tempo por status;
  • Vendas por área de entrega;
  • Vendas por forma de pagamento;
  • Vendas por período;
  • Dashboard de Franquias.

Use essa e outras ferramentas do Sistema Saipos a favor da sua lanchonete para criar um menu interessante e atualizado, e ter uma gestão com tecnologia de ponta!

Contar com um software simples, ágil e inteligente para a administração financeira é o ideal para otimizar a organização contábil, contando com um processo automatizado.

Ou seja, tenha o controle de toda a contabilidade em uma só plataforma, como:

  • Prestação de contas;
  • Transferências bancárias;
  • Entrada e saída de caixa;
  • Valor esperado e real;
  • Formas de pagamento interna e de vendas.

E muito mais! Descubra um mundo de praticidade com o sistema para restaurante da Saipos e veja por você mesmo solicitando uma demonstração gratuita!

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