Controle de Caixa: O que é e qual a melhor forma de fazer?
O que é controle de caixa do seu restaurante?
O controle de caixa é uma ferramenta usada para auxiliar o empresário a ter um controle maior sobre suas transações financeiras.
Você pode fazer ele usando um livro caixa, planilhas em Excel ou até mesmo em um sistema para restaurantes online.
Além disso, é possível definir se esse controle de fluxo de caixa será:
- Diário;
- Semanal;
- Mensal.
Com uma periodicidade que para mais interessante para o seu negócio.
Recomendamos fortemente, tomando por referência a experiência das principais empresas do mercado, o controle de caixa diário.
Assim, evita-se acúmulos de informações e experiência a chance de dar erros.
Mas, caso problemas venham a acontecer será mais fácil de encontrar onde está o problema.
Para restaurantes que trabalham com mais de um turno, recomendamos que:
Abertura e fechamento de caixa seja realizada por turno no momento em que é realizada uma troca de equipe.
Dessa forma, apenas um funcionário fica responsável por cada caixa, criando um senso de responsabilidade e devido às chances de ocorrer algum problema.
E para ter mais acertividade nisso, é indicado que use uma planilha de fluxo de caixa.
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Qual a importância de manter um controle de caixa?
Analogicamente, o temporizador é essencial para orientar o chef de cozinha, indicando o momento certo de cozimento do alimento.
O controle de caixa também é importante para ajudar o gestor a se organizar e tomar as melhores decisões.
Com ele é possível saber quanto de dinheiro e saiu do estabelecimento.
Por meio de sua aplicação, pode-se definir o saldo diário como negativo ou positivo.
Além disso, o controle de caixa também permite que o gestor de um restaurante ou lanchonete, por exemplo, tome decisões importantes, como:
- Saber o quanto de capital ele pode usar para investimentos;
- Quais setores estão gerando mais lucros;
- Quais áreas necessárias de mudanças para melhorar o seu faturamento, dentre outros.
Por isso, se você deseja que a sua empresa funcione bem e gere o estabelecido em seu plano de ação, faça um bom controle de caixa.
O que um controle de caixa precisa ter?
Como já falamos, para o estabelecimento gerar bons resultados é preciso que ele conte com um controle de caixa eficiente .
E para isso alguns itens não podem faltar em seu controle financeiro . São eles:
- Atualização constante dos dados (cada entrada ou saída de dinheiro precisa ser registrada quando ocorre);
- Organização, abertura e fechamento de caixa (contagem de quanto dinheiro há em caixa quando começa o dia / turno e quando termina);
- Escolha da ferramenta que será usada para controle (livro caixa, planilha em Excel ou sistema);
- Definição do período em que será realizado (por turno, diário, semanal, etc).
Qual a melhor forma de fazer o controle de caixa?
A primeira coisa que você deve saber para entender como faz o controle de caixa de restaurante é:
1. O registro de entradas e registro diário é importante
O mecanismo que vai utilizar para fazer o seu controle de caixa pode ser por planilha eletrônica, livro caixa, entre outros.
Dessa forma, agora você deve fazer o registro diário de tudo o que entra e sai do seu negócio.
Mas, lembre-se: não conte o fechamento do caixa no final do dia.
Esse registro é importante, pois ele determinará se há algum tipo de erro, ou se está havendo desvio de verba.
Procure fazer esse registro diário , no momento em que identificar alguma falha, você pode corrigir-la ainda no mesmo dia.
2. Verifique sempre qual é o saldo inicial
Para ter uma noção de como será o andamento financeiro do seu restaurante ao longo do dia, é necessário que você execute e registre o saldo inicial do dia.
Procure contabilizar o valor que você tem em caixa para efetuar a abertura com o saldo real e assim evitar erros na hora de fechar o caixa no fim do dia.
3. Faça os lançamentos corretamente
É comum que uma pessoa responsável por fazer esse controle acabem esquecendo de realizar lançamentos.
Tanto no que se refere a entradas, quanto a valores que saíram para a realização de pagamentos.
Exemplo: pagar uma conta com o dinheiro da sua conta corrente pessoal e lançar esse pagamento como saída do caixa da empresa.
Além do Mais E Necessário Tomar cuidado para o Indicar onde Está Saindo OU Entrando o Dinheiro.
Por isso é preciso ter uma atenção grande para diferenciar aquilo que foi pago em relação ao que foi comprado , mas será pago depois.
Da forma mesma, diferenciar aquilo que foi vendido para aquilo que de facto foi especificado .
Em um primeiro momento essa falha pode até parecer inofensiva, mas com o passar do tempo, essa falta de atenção com os lançamentos pode acabar gerando uma série de problemas financeiros.
4. Fechamento de caixa
O fechamento de caixa é fundamental para que suas finanças fiquem em dia. No entanto, é muito comum acontecerem diversos erros.
Alguns já citamos acima, mas veja abaixo os erros mais comuns que acontecem no fechamento de caixa das empresas:
5. Origem e Destino do Dinheiro
Se você já fez controle de caixa alguma vez na vida, provavelmente já cometeu esse erro.
É muito comum e só se resolve quando de fato você presta atenção no lançamento que está fazendo.
Imagine que um cliente pagou sua conta em cartão e você fez um CTRL + C e CTRL + V ou copiou e colou da linha de cima as informações.
Entretanto, colocado de colocar que a venda era em cartão e na linha de cima da sua planilha estava em dinheiro .
Ou quando você foi anotar no seu caderninho , anotar que o cliente pagou e explorar de anotar a forma de pagamento na hora e depois que você vai lá e outro erro.
Existe soluções para minimizar estes erros , como trabalhar com um sistema já integrado a sua maquininha de cartão ou que não deixe você fechar uma conta sem informar a forma de pagamento.
Assim, você não tem como deixar pra depois o campo para inserir a forma de pagamento , deixando seu caixa 100% correto.
6. Recebimentos
Erros erros que são encontrados por falha no lançamento de recebimentos de clientes são causados manualmente.
Isso acontece, pois quem está cuidando do dinheiro é o vendedor.
Não é regra, mas na maioria das vezes o vendedor está preocupado em realizar a venda e deixa os controles um pouco de lado.
Tendo isso em conta, é importante que a caixa de sua empresa seja de responsabilidade de outra pessoa.
Esse outro funcionário, que não o vendedor, pode evitar que esse tipo de erro no fechamento de caixa.
Se o controle de caixa está sendo feito em caderninho, é mais perigoso ainda.
Isso, porque, já que aumentam as chances de esquecer e aumentar uma dificuldade de encontrar onde está o furo.
7. Pagamentos
Outro erro muito comum que percebemos de nossos clientes é utilizar o dinheiro do caixa para uso pessoal.
Isso acaba misturando o dinheiro da empresa com o seu pró-labore de seu proprietário.
Além das contas pessoais, muitas vezes é retirado dinheiro do caixa para comprar aquele lanche da manhã ou o cafezinho da tarde.
São esses pequenos detalhes que não fim do dia acabam gerando confusão e transtorno no fechamento do seu caixa.
Muitas pessoas acreditam que não é necessário registrar a saída de um cafezinho, lanche, ou almoço, pois são despesas pequenas.
Nesse momento o empreendedor acaba deixando margem para que alguém de fé se aproveite desse fechamento de caixa “furado” para desviar valores.
8. Sangrias, retiradas, depósitos e transferências
Provavelmente você já depositou dinheiro para evitar que o sua caixa ficasse com valor muito alto em espécie.
Pois bem, essa prática também conhecida como sangria , muitas vezes não é lançada na planilha de controle de caixa gerando confusão.
Portanto, fique atento e tenha em mente que é preciso registrar tudo o que você faz com o dinheiro da sua empresa.
Esse registro é muito importante, seja no mais tradicional (e saindo de moda) caderninho, planilha de Excel ou em algum sistema.
Para ajudar nisso, nós separamos um material exclusivo e gratuito.
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9. Confira o fluxo de caixa todos os dias
Acompanhe o fluxo do seu caixa diariamente . Isso vai evitar que aconteça desinformações no meio do percurso.
Dessa maneira, é possível se planejar e evitar possíveis erros. Pois você já estará atento.
10. Longo e curto prazo
Realizar o fluxo de caixa , seja ele diário, semanal ou mensal, ajuda a sua empresa a criar projeções e definir metas.
Além disso, você obtém se preparar mais para qualquer tipo de dificuldade.
Faça comparações mais seguidas sobre os seus fluxos de controle de caixa.
Quais as melhores ferramentas para controle de caixa?
Por incrível que pareça, mesmo em 2017 existem muitos negócios que ainda não fazem o controle de caixa no seu negócio.
Planilhas em Excel
Atualmente, existem modelos de planilhas com os quais você pode controlar todo o seu restaurante.
Muitos deles você pode encontrar lendo este artigo que criamos com Planilhas de Controle para Restaurantes totalmente gratuitos que podem te ajudar a gerenciar o seu negócio.
Sistema para Restaurante
Acreditamos que planilhas de controle são muito boas para qualquer negócio.
No entanto, gostamos de ressaltar Que São Muito boas para Cada momento fazer o Seu Negócio e também do Acordo com a SUA Equipe.
A partir do momento em que essas planilhas estão tomando mais de 30 minutos por dia do seu tempo, já está na hora de mudar para um sistema.
Certamente um sistema como o da Saipos , fará você ganhar tempo.
Se você parar para pensar, esses 30 minutos por dia que você gasta com planilhas equivalente a mais de 2 dias trabalhando 8 horas por dia apenas fazendo controles do seu negócio.
Existe uma forma de fazer isso com mais facilidade: um sistema para restaurante fácil e integrado .
Com um software para controlar seus pedidos , vendas, estoque, finanças em minutos você consegue rastrear onde está o furo e como resolvê-lo.
TODO software ou sistema possui uma curva de aprendizado de quem está começando a utilizar, não tem como fugir disso.
Por outro lado, existem soluções como o SAIPOS que foram construídas pensando no cliente (você dono de restaurante) e no seu dia a dia.
O SAIPOS é um programa para restaurantes, pizzarias e lanchonetes com emissão de NFC-e .
Nós temos um único objetivo: proporcionar mais tempo para o dono do negócio fazer o que realmente gosta.
Caso tenha ficado com alguma dúvida recuperada pra gente que estamos dispostos a ajudar a crescer organizar e organizar o seu negócio!