Controle de Caixa: como fazer?
Controle de caixa para restaurante: entenda do zero
O controle de caixa é uma ferramenta usada para auxiliar o empresário a ter um controle maior sobre as transações financeiras do fluxo de caixa e outras documentações financeiras.
É possível elaborar um usando um livro caixa, planilhas em Excel ou até mesmo em um sistema para restaurantes online.
Além disso, o fluxo de caixa pode ser analisado em um período e frequência pré-estipulados, como mensalmente ou a cada semana.
Mas vale ressaltar que o controle de caixa diário para restaurante costuma ser o mais indicado, por evitar acúmulo de informações minuciosas e facilidade de prever erros.
Para entender melhor sobre como gerenciar o fluxo de caixa da gestão financeira da sua empresa, você verá:
- O que é um controle de caixa?;
- Qual a importância de manter um controle de caixa?;
- 4 passos para fazer o controle de caixa do seu restaurante;
- Quais as melhores ferramentas para controle de caixa?
E, para ter mais assertividade nisso, é indicado que use uma planilha de fluxo de caixa mensal. Abaixo você pode baixar este material gratuitamente. Clique no banner!
O que é um controle de caixa?
Como já falamos, para o estabelecimento gerar bons resultados é preciso que conte com um controle de caixa eficiente.
De maneira simples, isso significa ter, analisar e acompanhar registros de todos os aspectos relacionados à venda. Ou seja, entrada e saída de caixa.
E, para isso, verifique a tabela abaixo explicitando o que é importante que o controle de caixa para restaurante tenha:
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Condição |
Como funciona |
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Atualização constante dos dados |
Cada entrada ou saída de dinheiro precisa ser registrada quando ocorre. |
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Organização, abertura e fechamento de caixa |
Contagem de quanto dinheiro há em caixa quando começa o turno e quando termina. |
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Escolha da ferramenta que será usada para controle |
Livro caixa, planilha em Excel ou sistema. |
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Definição do período em que será realizado |
Se é por turno, diário, semanal, etc. |
Pode parecer uma tarefa um pouco mais trabalhosa, mas garantimos que é extremamente importante para evitar que o seu restaurante quebre!
Qual a importância de manter um controle de caixa?
Para entender a importância de manter um controle de caixa, analise o seguinte:
Analogicamente, a temperatura e o tempo são essenciais para orientar o chef de cozinha, indicando o momento certo de cozimento do alimento, certo?
O controle de caixa tem uma função metaforicamente parecida, mas para o gestor financeiro.
Isso porque a entrada e saída de caixa são indicadores do que está funcionando, o que não está funcionando, o que pode melhorar e o que deve ser encerrado imediatamente.
Essa “temperatura monetária” do restaurante mostrará não só se o saldo do dia foi negativo ou positivo, mas o que causou esse faturamento ou prejuízo.
É justamente por meio desse tipo de informação que você deverá desenvolver as estratégias de negócio do seu estabelecimento.
Não somente em vendas, inclusive, como em tomar decisões importantes para a saúde financeira. Confira:
- Identificar capital disponível para investimentos;
- Descobrir quais itens ou setores estão gerando mais lucros;
- Entender quais áreas necessitam de melhorias a curto, médio e longo prazo.
Por isso, se você deseja que a sua empresa funcione bem e gere o estabelecido em seu plano de ação, faça um bom controle de caixa.
4 passos para fazer o controle de caixa
Todo o cuidado é pouco quando se trata de finanças, afinal de contas, ninguém quer perder dinheiro.
É por isso que a melhor forma de fazer o controle de caixa é seguir uma lista com 4 passos que você precisará garantir que estão de acordo. Confira:
- Registro de entrada e saída diário;
- Faça os lançamentos corretamente;
- Principais erros no fechamento de caixa;
- Longo, médio e curto prazo.
Evite erros desnecessários com as dicas abaixo de como fazer um controle de caixa realmente funcional!
1. Registro de entrada e saída diário
O mecanismo que vai utilizar para fazer o seu controle de caixa pode ser por planilha de excel ou livro caixa, por exemplo.
De qualquer maneira, o importante é que exista um registro diário de tudo o que entra e sai do seu negócio.
Isso porque é um pouco complicado realizar a contabilidade do restaurante sem ter uma noção mais precisa do movimento diário.
Aliás, esse tipo de documentação é indispensável para entender a origem do lucro e do prejuízo, como já comentamos anteriormente.
Para isso, faça a verificação da situação financeira do caixa no início do dia, antes mesmo de abrir para vendas.
E, claro, ao fim do dia, após o encerramento de pedidos, verifique novamente e mantenha ambos anotados com a data correta.
É importante ter um diário de registro do que foi vendido no dia, também. Assim terá ainda mais ferramentas para desenvolver uma estratégia de vendas incrível e bem-sucedida.
Caso opte, por exemplo, em fazer um controle de caixa mensal, dessa forma, terá informações mais precisas sobre o movimento financeiro de cada dia.
2. Faça os lançamentos corretamente
É comum que uma pessoa responsável por fazer esse controle acabe esquecendo de realizar um lançamento ou outro.
Tanto no que se refere a entradas, quanto a valores que saíram para a realização de pagamentos.
Como pagar uma conta com o dinheiro da sua conta corrente pessoal e lançar esse pagamento como saída do caixa da empresa.
Mas esse tipo de erro definitivamente prejudica o propósito do controle e pode ser que as contas ao fim do mês não batam justamente por pequenos descuidos como esse.
Com isso, vale desenvolver um treinamento e uma metodologia eficiente de registro para que fique bem discernido o que foi:
- Pago;
- Comprado;
- Emprestado;
- Devido.
Esse tipo de falha pode até parecer inofensiva, mas, com o passar do tempo, essa falta de atenção com os lançamentos pode acabar gerando uma série de problemas financeiros.
3. Principais erros no fechamento de caixa
O fechamento de caixa é fundamental para que suas finanças fiquem em dia. No entanto, é muito comum acontecerem diversos erros
Alguns já citamos acima, mas veja abaixo os erros mais comuns que acontecem no fechamento de caixa das empresas:
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Erro |
Como acontece |
Solução |
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Origem e Destino do Dinheiro |
Imagine que um cliente pagou a conta em cartão e você fez um CTRL + C e CTRL + V ou copiou e colou da linha de cima na sua planilha as informações para agilizar o processo. Quando vai reparar, colocou por meio desse “copia e cola", que a forma de pagamento foi no crédito, sendo que, na realidade, foi pago em dinheiro. O mesmo vale para anotação física. |
Invista em um sistema para restaurante que automatize o registro desse tipo de informação. Ou seja, que integre os pagamentos feitos por maquininha de cartão. |
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Recebimentos |
Erros que são encontrados por falha no lançamento de recebimentos de clientes são causados manualmente. Isso acontece pois quem está cuidando do dinheiro costuma ser o atendente que serve e cobra os clientes. Não é regra, mas na maioria das vezes o vendedor está preocupado em realizar a venda e deixa os controles um pouco de lado. |
Tenha um funcionário responsável somente pela cobrança no caixa. |
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Desvio de uso |
Utilizar o dinheiro do caixa para uso pessoal. Isso acaba misturando o dinheiro da empresa com o seu pró-labore de seu proprietário. Além das contas pessoais, muitas vezes é retirado dinheiro do caixa para comprar aquele lanche da manhã ou o cafezinho da tarde. São esses pequenos detalhes que acabam gerando confusão e transtorno no fechamento do seu caixa. |
Muitas pessoas acreditam que não é necessário registrar a saída de um cafezinho, lanche, ou almoço, pois são despesas pequenas. Mas faz toda a diferença! Por meio dessa omissão, o empreendedor abre margem para que alguém de má fé se aproveite desse fechamento de caixa “furado” para desviar valores. |
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Sangrias, retiradas, depósitos e transferências |
Provavelmente você já depositou dinheiro para evitar que o seu caixa ficasse com valor mais alto em espécie. Pois bem, essa prática, também conhecida como sangria, muitas vezes não é lançada na planilha de controle de caixa gerando confusão. |
Fique atento e tenha em mente que é preciso registrar tudo o que você faz com o dinheiro da sua empresa, mesmo que não seja de cunho pessoal e o dinheiro ainda se mantenha sob o restaurante. |
Para te auxiliar nesse processo e evitar esses tipos de erros, a Saipos desenvolveu uma planilha exclusiva de fluxo de caixa diário.
Aperte no banner abaixo e faça o download gratuitamente:
4. Longo, médio e curto prazo
Vale a pena acompanhar o controle de caixa com certa frequência. Isso porque é uma forma justa e meticulosa de garantir a saúde financeira do seu restaurante.
Já estabelecemos que o controle diário é o mais indicado, porém o ideal é ter períodos fixos de conferência.
Ou seja, além de conferir diariamente, analise com cautela semanal e mensalmente toda a movimentação de caixa feita no restaurante.
Observe no que o restaurante investiu recentemente e o que gerou ou não retorno. Além disso, faça comparações com avaliações anteriores para criar projeções e definir metas.
Quais as melhores ferramentas para controle de caixa?
Diversos negócios ainda não fazem um bom controle de caixa por não entenderem qual a melhor ferramenta para isso.
Mas, antes de escolher uma forma de realizar essa documentação, questione:
- Como é a sua operação?
- Você se dá bem com a tecnologia?
- Seus funcionários sabem usar planilhas?
- Existe um funcionário específico para a função que entenda de fluxo de caixa?
Esta pergunta dará uma boa noção da situação atual do seu controle de caixa. É aí que você entenderá qual a melhor ferramenta para dar o suporte na gestão financeira.
Recomendamos dois tipos de plataformas para te ajudar de acordo com a necessidade do seu restaurante: uma manual e uma automatizada.
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta usada para fazer o controle financeiro do seu negócio.
Permite visualizar todas as entradas e pagamentos de um estabelecimento. Dessa forma, você consegue saber onde está gastando ou lucrando.
Fazer e acompanhar o fluxo de caixa são tarefas básicas em qualquer empreendimento. E ainda ajuda a evitar endividamentos, gastos desnecessários e, até mesmo, uma falha.
Planilhas em Excel
Atualmente, existem modelos de planilhas, conhecidas como fluxo de caixa Excel, com os quais você pode controlar todo o seu restaurante.
Esse tipo de ferramenta pode ser bastante útil, e até indispensável, para a organização e boa gestão do seu negócio.
Isso porque, ter meticulosamente definido os ingredientes ainda disponíveis para uso e a quantidade de pratos vendidos, você poderá evitar desperdícios e prejuízos.
Clique aqui para conferir um passo a passo de como usar a planilha Excel para controle de caixa.
Software para gestão de restaurante
Acreditamos que planilhas de controle são muito boas para qualquer negócio. No entanto, vale ressaltar que sua utilidade dependerá muito de:
- Fluxo de clientes;
- Tamanho da equipe;
- Fase do negócio.
A partir do momento em que essas planilhas estão tomando mais de 30 minutos por dia do seu tempo, já está na hora de mudar para um sistema.
Veja bem: 30 minutos por dia realizando o registro diário equivale a mais de 10h de tempo de trabalho por mês.
Por isso, sempre que puder investir em novas técnicas mais eficientes e assertivas para garantir o sucesso desse setor, faça.
Se seu negócio não se encontra em posição de contratar um sistema para restaurante, o controle de caixa em Excel é a melhor forma de ter o domínio do seu negócio.
Mas, se você prefere um sistema para restaurantes que faça tudo de maneira rápida e prática, por meio da automatização e entrega de relatórios, conheça a Saipos!
Confira outros pontos chaves em que o software simples, ágil e inteligente da Saipos pode agregar na sua gestão:
- Controle financeiro com relatórios em tempo real;
- Controle de estoque com ficha técnica;
- Integração com os principais apps de delivery;
- Impressão de comandas e cupons fiscais em mais de uma impressora ao mesmo tempo;
- Gestão de clientes através de relatórios com dados e preferências da base;
- PDV personalizado, permitindo que você atualize cardápio e outras informações sempre que necessário;
- Gestão de pedidos e controle de motoboys;
- Diferentes módulos, para Delivery, Balcão, Mesas ou Senha;
- Comanda eletrônica e gestão de garçons.
Viu quantas vantagens? E tem muito mais! Aperte no banner e veja porquê a Saipos é o melhor sistema para restaurantes do Brasil!
