Controle de Caixa: como fazer?
Entenda do zero o controle de caixa para restaurante
O controle de caixa é uma ferramenta do fluxo de caixa usada para auxiliar o empresário a ter um controle maior sobre as transações financeiras e outras documentações financeiras.
É possível elaborar um usando um livro caixa, planilhas em Excel ou até mesmo em um sistema para restaurantes online. Além disso, o fluxo de caixa pode ser analisado em um período e frequência pré-estipulados, como mensalmente ou a cada semana.
Mas vale ressaltar que o controle de caixa diário para restaurante costuma ser o mais indicado, por evitar acúmulo de informações minuciosas e facilidade de prever erros.
Para entender melhor sobre como gerenciar o fluxo de caixa da gestão financeira da sua empresa, este conteúdo irá tirar as principais dúvidas sobre controle de caixa. Nele você verá:
O que é um controle de caixa?
Como já falamos, para o estabelecimento gerar bons resultados é preciso que conte com uma gestão de caixa eficiente.
De maneira simples, isso significa ter, analisar e acompanhar registros de todos os aspectos relacionados à venda. Ou seja, entrada e saída de caixa. E, para isso, verifique a tabela abaixo explicitando o que é importante que o controle de caixa para restaurante tenha:
|
Condição |
Como funciona |
|
Atualização constante dos dados |
Cada entrada ou saída de dinheiro precisa ser registrada quando ocorre. |
|
Organização, abertura e fechamento de caixa |
Contagem de quanto dinheiro há em caixa quando começa o turno e quando termina. |
|
Escolha da ferramenta que será usada para controle |
Livro caixa, planilha em Excel ou sistema. |
|
Definição do período em que será realizado |
Se é por turno, diário, semanal, etc. |
Pode parecer uma tarefa um pouco mais trabalhosa, mas garantimos que é extremamente importante para evitar que o seu restaurante quebre!
Qual a importância de manter a gestão de caixa?
Para entender a importância de manter um controle de caixa, analise o seguinte: Analogicamente, a temperatura e o tempo são essenciais para orientar o chef de cozinha, indicando o momento certo de cozimento do alimento, certo?
A gestão de caixa tem uma função metaforicamente parecida, mas para o gestor financeiro. Isso porque a entrada e saída de caixa são indicadores do que está funcionando, o que não está funcionando, o que pode melhorar e o que deve ser encerrado imediatamente.
Essa “temperatura monetária” do restaurante mostrará não só se o saldo do dia foi negativo ou positivo, mas o que causou esse faturamento ou prejuízo.
É justamente por meio desse tipo de informação que você deverá desenvolver as estratégias de negócio do seu estabelecimento. Não somente em vendas, inclusive, como em tomar decisões importantes para a saúde financeira. Confira:
- Identificar capital disponível para investimentos;
- Descobrir quais itens ou setores estão gerando mais lucros;
- Entender quais áreas necessitam de melhorias a curto, médio e longo prazo.
Por isso, se você deseja que a sua empresa funcione bem e gere o estabelecido em seu plano de ação, faça um bom controle de caixa.
4 passos para fazer o controle de caixa
Todo o cuidado é pouco quando se trata de finanças, afinal de contas, ninguém quer perder dinheiro. É por isso que a melhor forma de fazer o controle de caixa é seguir uma lista com 4 passos que você precisará garantir que estão de acordo. Confira:
- Registro de entrada e saída diário;
- Faça os lançamentos corretamente;
- Principais erros no fechamento de caixa;
- Longo, médio e curto prazo.
Evite erros desnecessários com as dicas abaixo de como fazer um bom gerenciamento de caixa realmente funcional!
1. Registro de entrada e saída diário
O mecanismo que vai utilizar para fazer o seu controle de caixa pode ser por planilha de excel ou livro caixa, por exemplo. De qualquer maneira, o importante é que exista um registro diário de tudo o que entra e sai do seu negócio.
Isso porque é um pouco complicado realizar a contabilidade do restaurante sem ter uma noção mais precisa do movimento diário. Aliás, esse tipo de documentação é indispensável para entender a origem do lucro e do prejuízo, como já comentamos anteriormente.
Para isso, faça a verificação da situação financeira do caixa no início do dia, antes mesmo de abrir para vendas. E, claro, ao fim do dia, após o encerramento de pedidos, verifique novamente e mantenha ambos anotados com a data correta.
É importante ter um diário de registro do que foi vendido no dia, também. Assim terá ainda mais ferramentas para desenvolver uma estratégia de vendas incrível e bem-sucedida.
Caso opte, por exemplo, em fazer um controle de caixa mensal, dessa forma, terá informações mais precisas sobre o movimento financeiro de cada dia.
Para te auxiliar nesse processo, a Saipos desenvolveu uma planilha exclusiva de fluxo de caixa diário. Aperte no banner abaixo e faça o download gratuitamente:
2. Faça os lançamentos corretamente
É comum que uma pessoa responsável por fazer esse controle acabe esquecendo de realizar um lançamento ou outro. Tanto no que se refere a entradas, quanto a valores que saíram para a realização de pagamentos.
Como pagar uma conta com o dinheiro da sua conta corrente pessoal e lançar esse pagamento como saída do caixa da empresa.
Mas esse tipo de erro definitivamente prejudica o propósito do controle e pode ser que as contas ao fim do mês não batam justamente por pequenos descuidos como esse.
Com isso, vale desenvolver um treinamento e uma metodologia eficiente de registro para que fique bem discernido o que foi:
- Pago;
- Comprado;
- Emprestado;
- Devido.
Esse tipo de falha pode até parecer inofensiva, mas, com o passar do tempo, essa falta de atenção com os lançamentos pode acabar gerando uma série de problemas financeiros.
3. Principais erros no fechamento de caixa
O fechamento de caixa é fundamental para que suas finanças fiquem em dia. No entanto, é muito comum acontecerem diversos erros
Alguns já citamos acima, mas veja abaixo os erros mais comuns que acontecem no fechamento de caixa das empresas:
|
Erro |
Como acontece |
Solução |
|
Origem e Destino do Dinheiro |
Imagine que um cliente pagou a conta em cartão e você fez um CTRL + C e CTRL + V ou copiou e colou da linha de cima na sua planilha as informações para agilizar o processo. Quando vai reparar, colocou por meio desse “copia e cola", que a forma de pagamento foi no crédito, sendo que, na realidade, foi pago em dinheiro. O mesmo vale para anotação física. |
Invista em um sistema para restaurante que automatize o registro desse tipo de informação. Ou seja, que integre os pagamentos feitos por maquininha de cartão. |
|
Recebimentos |
Erros que são encontrados por falha no lançamento de recebimentos de clientes são causados manualmente. Isso acontece pois quem está cuidando do dinheiro costuma ser o atendente que serve e cobra os clientes. Não é regra, mas na maioria das vezes o vendedor está preocupado em realizar a venda e deixa os controles um pouco de lado. |
Tenha um funcionário responsável somente pela cobrança no caixa. |
|
Desvio de uso |
Utilizar o dinheiro do caixa para uso pessoal. Isso acaba misturando o dinheiro da empresa com o seu pró-labore de seu proprietário. Além das contas pessoais, muitas vezes é retirado dinheiro do caixa para comprar aquele lanche da manhã ou o cafezinho da tarde. São esses pequenos detalhes que acabam gerando confusão e transtorno no fechamento do seu caixa. |
Muitas pessoas acreditam que não é necessário registrar a saída de um cafezinho, lanche, ou almoço, pois são despesas pequenas. Mas faz toda a diferença! Por meio dessa omissão, o empreendedor abre margem para que alguém de má fé se aproveite desse fechamento de caixa “furado” para desviar valores. |
|
Sangrias, retiradas, depósitos e transferências |
Provavelmente você já depositou dinheiro para evitar que o seu caixa ficasse com valor mais alto em espécie. Pois bem, essa prática, também conhecida como sangria, muitas vezes não é lançada na planilha de controle de caixa gerando confusão. |
Fique atento e tenha em mente que é preciso registrar tudo o que você faz com o dinheiro da sua empresa, mesmo que não seja de cunho pessoal e o dinheiro ainda se mantenha sob o restaurante. |
Agora que você sabe os principais erros cometidos no fechamento de caixa, você pode fazer o controle de forma mais assertiva.
4. Longo, médio e curto prazo
Vale a pena acompanhar o controle de caixa com certa frequência. Isso porque é uma forma justa e meticulosa de garantir a saúde financeira do seu restaurante.
Já estabelecemos que o controle diário é o mais indicado, porém o ideal é ter períodos fixos de conferência. Ou seja, além de conferir diariamente, analise com cautela semanal e mensalmente toda a movimentação de caixa feita no restaurante.
Observe no que o restaurante investiu recentemente e o que gerou ou não retorno. Além disso, faça comparações com avaliações anteriores para criar projeções e definir metas.
Quais as melhores ferramentas para gerenciamento de caixa?
Diversos negócios ainda não fazem um bom controle de caixa por não entenderem qual a melhor ferramenta para isso. Mas, antes de escolher uma forma de realizar essa documentação, questione:
- Como é a sua operação?
- Você se dá bem com a tecnologia?
- Seus funcionários sabem usar planilhas?
- Existe um funcionário específico para a função que entenda de fluxo de caixa?
Esta pergunta dará uma boa noção da situação atual do seu controle de caixa. É aí que você entenderá qual a melhor ferramenta para dar o suporte na gestão financeira.
Recomendamos dois tipos de plataformas para te ajudar de acordo com a necessidade do seu restaurante: uma manual e uma automatizada.
O que é o fluxo de caixa? é uma ferramenta usada para fazer o controle financeiro do seu negócio. Ele permite visualizar todas as entradas e pagamentos de um estabelecimento. Dessa forma, você consegue saber onde está gastando ou lucrando.
Fazer e acompanhar o fluxo de caixa são tarefas básicas em qualquer empreendimento. E ainda ajuda a evitar endividamentos, gastos desnecessários e, até mesmo, uma falha.
Frente de caixa (PDV)
Essa ferramenta é muito importante para o controle de caixa, pois é nela que os pagamentos são feitos e o relacionamento com o cliente é determinado.
A partir de um software de frente de caixa PDV e um equipamentos de qualidade, o processo é automatizado, garantindo agilidade ao processo de pagamento dos clientes, o que evita filas e garante um atendimento personalizado e positivo.
Planilhas em Excel
Atualmente, existem modelos de planilhas, conhecidas como fluxo de caixa Excel, com os quais você pode controlar todo o seu restaurante.
Esse tipo de ferramenta pode ser bastante útil, e até indispensável, para a organização e boa gestão do seu negócio.
Isso porque, ter meticulosamente definido os ingredientes ainda disponíveis para uso e a quantidade de pratos vendidos, você poderá evitar desperdícios e prejuízos.
Software para gestão de restaurante
Acreditamos que planilhas de controle são muito boas para qualquer negócio. No entanto, vale ressaltar que sua utilidade dependerá muito de:
- Fluxo de clientes;
- Tamanho da equipe;
- Fase do negócio.
A partir do momento em que essas planilhas estão tomando mais de 30 minutos por dia do seu tempo, já está na hora de mudar para um sistema. Veja bem: 30 minutos por dia realizando o registro diário equivale a mais de 10h de tempo de trabalho por mês.
Por isso, sempre que puder investir em novas técnicas mais eficientes e assertivas para garantir o sucesso desse setor, faça.
Se seu negócio não se encontra em posição de contratar um sistema para restaurante, o controle de caixa em Excel é a melhor forma de ter o domínio do seu negócio.
Adquira o sistema de gestão para restaurante da Saipos
Se você prefere um sistema para restaurantes que faça tudo de maneira rápida e prática, por meio da automatização e entrega de relatórios, conheça a Saipos!
Nosso sistema é simples, ágil e inteligente. Tudo que você precisa para ganhar tempo e se dedicar a outras partes da gestão do seu negócio.
Confira outros pontos chaves em que o software simples, ágil e inteligente da Saipos pode agregar na sua gestão:
- Controle financeiro com relatórios em tempo real;
- Controle de estoque com ficha técnica;
- Integração com os principais apps de delivery;
- Impressão de comandas e cupons fiscais em mais de uma impressora ao mesmo tempo;
- Gestão de clientes através de relatórios com dados e preferências da base;
- PDV personalizado, permitindo que você atualize cardápio e outras informações sempre que necessário;
- Gestão de pedidos e controle de motoboys;
- Diferentes módulos, para Delivery, Balcão, Mesas ou Senha;
- Comanda eletrônica e gestão de garçons.
Viu quantas vantagens? E tem muito mais! Aperte no banner e veja porquê a Saipos é o melhor sistema para restaurantes do Brasil!
FAQ
Saiba mais sobre controle de caixa!
Os 4 tipos de controle de fluxo de caixa são o operacional, o direto, o indireto, o livre e o descontado.
1º abra o caixa, 2º registre as entradas e saídas, 3º confere os valores do caixa; 4º conclua o fechamento de caixa.
Para controlar o caixa, você deve fazer o lançamento diário de vendas e despesas, tomar decisões de acordo com a necessidade (caso deficitário) ou avaliar a possibilidade de realizar investimentos (caso positivo) e lançar pagamentos e recebimentos futuros.
Para montar um fluxo de caixa, você deve fazer o registro de todas as entradas e saídas de transações financeiras do seu negócio e acompanhar diariamente o fluxo diário.