O que é um recibo de pagamento?

O recibo de pagamento é um documento extremamente importante para a gestão financeira de qualquer empresa. Para restaurantes, não é diferente.Sua função é registrar qualquer pagamento realizado pelo seu estabelecimento. Dessa forma, caso algum erro aconteça, é possível comprovar que a negociação foi paga.

Assim, a saúde financeira do seu restaurante é mantida, uma vez que evita, por exemplo, que você pague duas vezes um mesmo serviço. Existem diversos tipos de recibo, cada um deles para uma situação específica. É importante conhecer todos eles, para saber exatamente quando utilizá-los.

A segurança de entender o que o cliente pagou e para ele de saber que efetivou essa ação traz conforto e praticidade para seu estabelecimento, evitando constrangimentos e dúvidas. 

Pensando nisso, a Saipos montou esse artigo, onde explicaremos sobre cada tipo e quando usá-los. 

Além disso, também apresentaremos um passo a passo de como um gestor de restaurante deve preencher o recibo de pagamento. 

• Quais os tipos de recibo de pagamento?
• Por que emitir recibos de pagamento?
• Como preencher um recibo de pagamento?
• Passo a passo de como montar um recibo de pagamento;
• Automatize seu restaurante com o sistema de gestão Saipos;

Quais os tipos de recibo de pagamento?

Existem diversos tipos de recibo de pagamento e cada um deles possui uma função. Eles são importantes para o bom funcionamento do seu estabelecimento e do bom andamento das suas finanças.

É importante que você conheça cada um deles e saiba exatamente quando utilizá-los. Dessa forma, é muito mais fácil de realizar o planejamento financeiro do seu restaurante.  

Não se esuqeça que a organização é um passo de extrema importância para o andamento da sua gestão financeira. Os recibos são uma comporvação tanto pra você quanto para o cliente e trazem segurnaça para ambos. 

Pensando nisso, organizamos  uma tabela para você poder comparar os tipos de recibo. Assim, fica mais fácil de perceber qual deve ser utilizado. Confira:

Por que emitir um recibo de pagamento?

Emitir um recibo de pagamento tem uma importância gigantesca na gestão financeira de um restaurante. 

Primeiramente, este documento te protege de erros ou golpes que podem ter um impacto financeiro grande. Imagine que você realiza um pagamento de R$5.000 para um fornecedor, mas, por algum motivo, a transação aparece como não realizada.

Com o recibo em mãos, é possível comprovar que a dívida foi quitada. Outros casos também podem causar problemas, caso não tenha o documento. 

Caso contestem o recebimento do pagamento, você também consegue se proteger com a apresentação do recibo. Além disso, o documento também serve para evitar valores duplicados.  

O que diz a lei?

No entanto, não é somente por segurança que você deve emitir um recibo de pagamento. Afinal, você precisa dele para se manter na legalidade.

Isso porque desde 1994 é obrigatória a emissão desses documentos. A Lei nº 8.884 determina que a entrega do recibo deve acontecer para comprovar as operações no processo de declaração de imposto de renda.

Por quanto tempo devo armazenar um recibo de pagamento? 

Por ser um documento muito importante, muitos empreendedores têm dúvida sobre quanto tempo devem armazenar o recibo de pagamento. 

É um questionamento muito relevante, pois perder ou jogar esse documento fora pode causar sérios problemas.

O recomendado é que seja armazenado por pelo menos cinco anos a partir da data de pagamento. Isso porque o consumidor, segundo a lei, tem direito a questionar as cobranças.

No caso do recibo de pagamento online, a data mínima é a mesma. No entanto, por ser muito mais fácil de armazenar, já que não ocupa espaço físico, recomendamos que o documento seja mantido por quanto tempo for necessário. 

Além disso, é importante que você guarde os recibos para poder auxiliar na estrutura de custos do seu restaurante. Será por meio desses documentos que seus gastos serão registrados. 

Como preencher um recibo simples de pagamento?

Por existirem diversas opções, não existe um modelo de recibo de pagamento definido. No entanto, existem algumas informações que devem estar presentes no modelo mais simples. São elas:

• Nome de quem recebeu o pagamento;
• CPF de quem recebeu o pagamento;
• Valor do pagamento em numerais;
• Valor do pagamento por extenso;
• Forma de pagamento;
• Qual a parcela, se existir;
• Nome de quem realiza o pagamento;
• CPF de quem realiza o pagamento; 
• Explicação do pagamento (informar o produto, serviço ou motivo);
• Local que o pagamento foi realizado (cidade);
• Data que o pagamento foi realizado;
• Assinatura dos envolvidos.

Passo a passo de como montar um recibo de pagamento

Agora que você já sabe os dados que precisam estar presentes, é hora de aprender como fazer recibo de pagamento. 

O processo é bem simples, mas deve ser cumprido de maneira correta. Por isso, é necessário seguir alguns passos. Confira:

1. Adicione um título;
2. Monte o texto;
3. Adicione um espaço para local e data;
4. Finalize com um espaço para assinatura.

1. Adicione um título

O primeiro passo na montagem do recibo é adicionar um título. Ele deve ser completo e ter total concordância com o que você está organizando. Cuide dos detalhes para tornar tudo mais transparente. 

Com isso, a identificação do documento fica fácil para qualquer pessoa que acessá-lo. O título pode ser bem simples, apenas com a palavra “Recibo” e a referência do que se trata. 

Evite misturar muitas informações, deve ser objetivo para cumprir seu objetivo principal. 

2. Monte o texto

O segundo passo é montar o texto que estará presente no recibo. Lembre-se que é um documento oficial, então a linguagem deve ser formal.

Ao escrever, você deve deixar lacunas vazias para serem preenchidas com os dados citados anteriormente, naquela ordem. Portanto, primeiro os dados de quem vai receber o pagamento, depois o valor e assim por diante. 

Lembre-se sempre de escrever os valores também por extenso, para que não haja dúvidas. Toda a informação deve ser super transparente e objetiva visando uma melhor compreensão de todos.  

3. Adicione um espaço para local e data

Após preencher o texto, deixe um espaço com local e data. Com isso, é possível constatar quando e onde a transação foi realizada. Dessa forma, é informação essencial para o recibo.

Sempre que preencher um recibo, independente de que tipo, a data deve ser informada corretamente. Portanto reforce a atenção nesse tópico, pois a data de pagamento é uma das informações mais importantes do documento. 

É através dela que você pode confirmar informações e garantir a segurança do seu estabelecimento e de seus clientes. 

4. Finalize com um espaço para assinatura

Por fim, deixe um espaço para assinatura. É nessa lacuna que os envolvidos validarão o recibo de pagamento com seu nome.

A assinatura deve ser legível, em caneta e feita de acordo com o documento de identidade. Evite utilizar cores fora do padrão, azul e preto, marca-textos, lápis ou outros itens que possam tornar o documento fácil de ser alterado ou que possam danificar ou manchar. 

A clareza das informações faz toda diferença quando falamos de comprovação de dados de identificação. Evite aceitar carimbos e itens sem assinatura. 

Automatize seu restaurante com o sistema de gestão da Saipos

Com um software de gestão como o da Saipos, você consegue calcular diversas métricas que são muito importantes para a saúde financeira do seu restaurante, como o ticket médio, o relatório CMV e o cálculo DRE.

Além de receber isso, com uma ferramenta de gestão financeira de qualidade, as tarefas administrativas são automatizadas e otimizadas. Dessa forma, você ganha tempo e qualidade na gestão.

O nosso software atua em diversas áreas de administração, diminuindo as chances de erros. Confira algumas das nossas funcionalidades:

• Controle de estoque para lançar, em tempo real, tudo o que saiu e o que entrou;
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