O que é um recibo de pagamento?

O recibo de pagamento é um documento extremamente importante para a gestão financeira de qualquer empresa. Para restaurantes, não é diferente.

Sua função é registrar qualquer pagamento realizado pelo seu estabelecimento. Dessa forma, caso algum erro aconteça, é possível comprovar que a negociação foi paga.

Assim, a saúde financeira do seu restaurante é mantida, uma vez que evita, por exemplo, que você pague duas vezes um mesmo serviço.

Existem diversos tipos de recibo, cada um deles para uma situação específica. É importante conhecer todos eles, para saber exatamente quando utilizá-los.

Pensando nisso, a Saipos montou esse artigo, onde explicaremos sobre cada tipo e quando usá-los. 

Além disso, também apresentaremos um passo a passo de como um gestor de restaurante deve preencher o recibo de pagamento. 

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Quais os tipos de recibo de pagamento?

Existem diversos tipos de recibo de pagamento e cada um deles possui uma função. 

É importante que você conheça cada um deles e saiba exatamente quando utilizá-los. Dessa forma, é muito mais fácil de realizar o planejamento financeiro do seu restaurante.  

Pensando nisso, organizamos  uma tabela para você poder comparar os tipos de recibo. Assim, fica mais fácil de perceber qual deve ser utilizado. Confira:

Por que emitir um recibo de pagamento?

Emitir um recibo de pagamento tem uma importância gigantesca na gestão financeira de um restaurante. 

Primeiramente, este documento te protege de erros ou golpes que podem ter um impacto financeiro grande. Imagine que você realiza um pagamento de R$5.000 para um fornecedor, mas, por algum motivo, a transação aparece como não realizada.

Com o recibo em mãos, é possível comprovar que a dívida foi quitada. Outros casos também podem causar problemas, caso não tenha o documento. 

Caso contestem o recebimento do pagamento, você também consegue se proteger com a apresentação do recibo. Além disso, o documento também serve para evitar valores duplicados.  

O que diz a lei?

No entanto, não é somente por segurança que você deve emitir um recibo de pagamento. Afinal, você precisa dele para se manter na legalidade.

Isso porque desde 1994 é obrigatória a emissão desses documentos. A Lei nº 8.884 determina que a entrega do recibo deve acontecer para comprovar as operações no processo de declaração de imposto de renda.

Por quanto tempo devo armazenar um recibo de pagamento? 

Por ser um documento muito importante, muitos empreendedores têm dúvida sobre quanto tempo devem armazenar o recibo de pagamento. 

É um questionamento muito relevante, pois perder ou jogar esse documento fora pode causar sérios problemas.

O recomendado é que seja armazenado por pelo menos cinco anos a partir da data de pagamento. Isso porque o consumidor, segundo a lei, tem direito a questionar as cobranças.

No caso do recibo de pagamento online, a data mínima é a mesma. No entanto, por ser muito mais fácil de armazenar, já que não ocupa espaço físico, recomendamos que o documento seja mantido por quanto tempo for necessário. 

Além disso, é importante que você guarde os recibos para poder auxiliar na estrutura de custos do seu restaurante. Será por meio desses documentos que seus gastos serão registrados. 

Como preencher um recibo simples de pagamento?

Por existirem diversas opções, não existe um modelo de recibo de pagamento definido. No entanto, existem algumas informações que devem estar presentes no modelo mais simples. São elas:

• Nome de quem recebeu o pagamento;
• CPF de quem recebeu o pagamento;
• Valor do pagamento em numerais;
• Valor do pagamento por extenso;
• Forma de pagamento;
• Qual a parcela, se existir;
• Nome de quem realiza o pagamento;
• CPF de quem realiza o pagamento; 
• Explicação do pagamento (informar o produto, serviço ou motivo);
• Local que o pagamento foi realizado (cidade);
• Data que o pagamento foi realizado;
• Assinatura dos envolvidos.

Passo a passo de como montar um recibo de pagamento

Agora que você já sabe os dados que precisam estar presentes, é hora de aprender como fazer recibo de pagamento. 

O processo é bem simples, mas deve ser cumprido de maneira correta. Por isso, é necessário seguir alguns passos. Confira:

• Adicione um título;
• Monte o texto;
• Adicione um espaço para local e data;
• Finalize com um espaço para assinatura.

1. Adicione um título

O primeiro passo na montagem do recibo é adicionar um título.

Com isso, a identificação do documento fica fácil para qualquer pessoa que acessá-lo. O título pode ser bem simples, apenas com a palavra “Recibo” e a referência do que se trata. 

2. Monte o texto

O segundo passo é montar o texto que estará presente no recibo. Lembre-se que é um documento oficial, então a linguagem deve ser formal.

Ao escrever, você deve deixar lacunas vazias para serem preenchidas com os dados citados anteriormente, naquela ordem. Portanto, primeiro os dados de quem vai receber o pagamento, depois o valor e assim por diante. 

Lembre-se sempre de escrever os valores também por extenso, para que não haja dúvidas. 

3. Adicione um espaço para local e data

Após preencher o texto, deixe um espaço com local e data. 

Com isso, é possível constatar quando e onde a transação foi realizada. Dessa forma, é informação essencial para o recibo.

4. Finalize com um espaço para assinatura

Por fim, deixe um espaço para assinatura.

É nessa lacuna que os envolvidos validarão o recibo de pagamento com seu nome.

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